Merhabalar,

Sizlere klasik her yerden bulacağınız, Çevik yaklaşımın temellerinden, Çevik Manifesto, İlke ve Yöntemler hakkında bilgiler vermeyeceğim. Belki de olaya direkt deneyimlerimle başlamam gerekiyor. Ancak yine de ülkemiz için yeni sayılabilecek bu süreç için bazı önemli tanımlar ve rolleri paylaşmakta fayda olabilir düşünüyorum.

Business Agility, organizasyon içerisinde yada dışarıda oluşabilecek değişiklik, yeniliklerin fark edilmesi ve müşterilere değer katması için hızlı aksiyon alınarak çözüme ulaşılmasını sağlayan bir yaklaşımdır. Peki organizasyonumuza katkısı ne mi olacak? Mevcut pazar değişikliklerine hızlıca adapte olup aksiyon alabileceğiz, müşteri ihtiyaçları hızlıca belirlenip verimli ve maliyeti daha düşük şekilde uyarlayabileceğiz, hızlı çözüme karşılık kaliteden bir kaybımız olmadan ulaşabilecek, hatta daha kaliteli sonuçlar elde edebileceğiz. Sonuç ne mi peki? Sürekli rekabet avantajı sağlanarak yeniliklere hızlı aksiyon alarak cevap verebilmiş olacağız.

Agile organizasyonlar farklı uzmanlıklardaki kişilerin yan yana çalışarak hızlı karar alabilen ve böylece daha erken pozitif çıktılar sağlayabilen takımlardan oluşmalıdır. Bu takımlar Business Agility de “Squad” olarak adlandırılır. Squad kendini yönetir ve çapraz fonksiyonludur.

Üst seviyede aynı iş hedefine koşan Squad’lar biraraya gelerek “Tribe”ı oluşturur. Genellikle Tribe içerisindeki kişi sayısı en fazla 150 kişiye kadar olmalıdır. Her Tribe için bir “Tribe Leader” rolü bulunmalıdır. Tribe Leader, Tribe ve Squad’ların hedeflerine ulaşma konusuna liderlik etmek ve Tribe’ın bütçe yönetiminden sorumludur. Eğer Tribe’ı bir şirket gibi düşünürsek bu şirketin patronu veya CEO’sunu Tribe Leader olarak düşünebiliriz.

SOURCE: "One bank's agile team experiment", by Dominic Barton et al., March-April 2018; ©hbr.org

Aynı uzmanlığa sahip farklı Squad üyelerinin bir araya gelerek oluşturduğu gruplara ise “Chapter” denir. Amacı, takımlar içerisinde kullanılan ortak uzmanlık alanları için değer üretmektir. Her “Chapter”a ait bir “Chapter Lead” bulunmalıdır.  Lideri olduğu uzmanlık grubunun standartlarını belirleyerek Squad üyelerini belirli zaman aralıklarıyla bir araya getirir. Chapter içerisinde oluşabilecek zorlukların nasıl aşılacağı konusunda yol gösterir.

Squad adını verdiğimiz takımımızdaki üyelerin ismi Business Agility de Squad Member olarak anılır Squad Member’lar, kendi yetenek ve becerileri doğrultusunda ilgili ürünü/hizmeti/yenilikçi süreci oluşturabilmek için gerekli sorumluluğa sahip kişilerdir. Tribe Leader’a doğrudan raporlama yapmaları gerekmektedir. Mevcut yapıdaki ritüellere uyum sağlamalı ve sorumluluklarını yerine getirmelidir.

Bu yapıda Scrum Takımlarından bildiğimiz Product Owner görevi aynı sorumluluklarla devam etmektedir. İşe öncelikle organizasyonunuz için vizyon, misyon ve başarı kriterlerinizi belirleyerek başlamalısınız. Ardından Tribe’ın bu doğrultudaki hedeflerini belirleyip, ortaya çıkacak bir ürün var ise Ürün yol haritanızı oluşturup bu haritanın detaylarını içeren tema-epic-kullanıcı hikayelerinizi oluşturmalısınız. Sizlere bu detayları farklı bir makalemde anlatacağım.. Product Owner’lar ürün vizyonu tanımlamaya ek olarak Tribe Leader ve diğer iş birimleri arasındaki koordinasyondan sorumludurlar.

Sizlere yukarıda birçok sorumluluk ve rollerden bahsettim. Farkettiyseniz Tribe yapısı içerisinde bir Scrum Master rolüne sahip değiliz. Peki ne yapacağız? Engelleri nasıl ortadan kaldıracağız? Ritüellere uyum konusunda kimin desteği ile ilerleyeceğiz?

Evet bu soruları düşündüğümüzde çıkmaza giriyor olabiliriz ama bu role destek için yeni yapıda vazgeçilmezimiz “Agile Koçlar” olacaktır. Squadların ritüellere katılımı, paydaşlar arası bilgi paylaşımı için ilgili yapının kurulması, varsa çıkabilecek sorunlar için Squad’lara  yol gösterme konusunda yardımcı olacaktır Agile Koçlar’ımız.

Koçların yapacağı geri bildirimler ile Squad üyelerine mentorluk yapılmış, gelişimlerine katkıda bulunulmuş ve performans değerlendirmeleri için çalışmalarına yön verilmiş olunulacaktır.

Evet tüm organizasyonun Agile dönüşümü söz konusu olduğundaki yeni yapıyı özetlediğimizde Scrum Takımlarından oluşan yapılara göre bazı kavram farklılıkları oluştuğunu görebilirsiniz. Ancak farklılıklar sizde endişeler yaratsa da pratiğe döküldüğünde zaman içerisinde endişeleriniz azalacaktır.

Sizlerle yakınlarda yaşadığım bir deneyimimi paylaşmak isterim:

Türkiye’nin önde gelen şirketlerinin fabrikalarının bir tanesinde bu yapının denenmesi kararı verildi ve 3 aylık bir pilot çalışma için kolları sıvadık.. Eğitimleri tamamlandıktan sonra koçluk sürecimizde önce tek fabrika için kaç ekip çalışmalı? Ekip üyeleri nasıl bir dinamikte oluşturulmalı? Kaç Squad olmalı? organizasyonun iç Agile Koç’u kim olmalı? Chaper Lead, Tribe Leaders..gibi çalışmalar yapıldıktan sonra farklı birimlerden bir Squad kuruldu. Ekibin kendi içerisinde ciddi endişeleri vardı.  Yapılacak işlerin sınıflandırma ve planlamaları tamamlandıktan sonra 4 sprint koştuk ve sonuçları üst yönetim ile paylaştık. Süreçte ekip içerisinde zorluklar yaşanmadı mı? Pek tabii ki..

Gün sonunda geldiğimiz nokta ne mi oldu? Ekip yaşadığı memnuniyet/motivasyon ve çıktıların pozitifliği ile bu yaklaşım yönetim tarafından kabul edilmese bile kendilerinin bu yapıda çalışacaklarını dile getirdi.

Çalışmalar sonunda sonuç ne mi oldu?

Fabrikanın 2 aylık çalışmada sağladığı kazanımlar dudak uçuklatan türdendi. Ekip bu çalışma yönteminin yönetim tarafında kabul görmese bile kendilerinin böyle çalışmaya devam etmek istediğini, motivasyon ve mutluluklarının üst düzeyde olduğunu paylaştı. Pilot sürecimizin bitmesine daha 1 ayımız olmasına rağmen gerek yapılan projelerden elde edilebilecek faydalar, gerek süreçlerin doğru işlemesi ve ekiplerin koordinasyonu ile elde edilen başarı,, gerek ise  ekibin mutlu çalışması göz önünde bulundurularak bu modelin daha fazla yaygınlaştırılması kararı alındı.

O zaman unutmayalım “istek varsa çözüm de vardır”

Sevgi ve başarıyla kalın.