Organizasyonlar şimdilerde kültür olarak hızlı bir dönüşüme başlıyorlar. Artık yalnızca IT veya kendi başına bir fonksiyonu değiştirmek yerine uçtan-uca dönüşüm tercih ediliyor. Burada amaç müşteri ihtiyaçlarını çözmeye odaklı ortak bir başarı elde etmek isteğidir. İlham kaynağı teknoloji bazlı olup tüm organizasyonel dönüşüm ile hızlıca başarıya ulaşmak hedefleniyor.
Size bir önceki makalemde organizasyonlarda Çevik dönüşümün ilk adımlarından bahsetmiştim.
Ufak bir hatırlama olması açısından bunların üzerinden kısaca geçelim:
Bir Tribe yapısı “Squad” adını verdiğimiz çapraz fonksiyonlu ve kendi kendini organize eden takımlardan oluşur. Her Tribe’ın başında bir “Tribe Leader” vardır. Aynı uzmanlığa sahip farklı Squad üyelerinin bir araya gelerek “Chapter” ları oluşturduğu ve her “Chapter”a ait bir “Chapter Lead” bulunduğunu vurgulamak isterim. Squad’lar “Product Owner” ve “Squad Member”lardan oluşmaktadır. Squad’ların seremonilere katılımı, paydaşlar arası bilgi paylaşımı için ilgili yapının kurulması, varsa çıkabilecek sorunlar için Squad’lara yol gösterme konusunda yardımcı olacak Çevik Koçlar’ımızı da unutmamak gerekir.
Peki Squad’ların gerçekleştirmesi gereken seremoniler ve bu seremonilerin amaçları nelerdir?
1.Sprint Planlama:
Katılımcılar: Tüm Squad Üyeleri
Süre: 240 dk
Amaç: Önceliklendirilmiş User Story’lerin (kullanıcı hikayelerinin) tartışılarak ilgili sprinte hangilerinin alınacağına karar verilmesi ve tasklara bölünmesi yapılıyor.
User Story’lerin (kullanıcı hikayelerinin) çok büyük olması durumunda daha küçük parçalara bölünmesi gerekiyor.
Squad üyelerinin herhangi bir izin kullanıp kullanmayacağı, eğitim vs. tarihleri alınarak planlama yapılması en uygun olanıdır.
Kapasitenin % 80 ini doldurup sprint sırasında oluşabilecek beklenmeyen konular için küçük bir kapasite bırakmanız faydalı olabilir.
2.Product Backlog Grooming - Refinement:
Katılımcılar: Tüm Squad Üyeleri
Süre: Squad üyelerinin % 10 undan fazla eforunu geçmemlidir
Amaç: Product Backlog’un olgunlaştırılması ve güncel tutulması için Product Owner tarafından yapılması gereken zorunlu bir toplantıdır. Product Owner paydaşlar ile bir araya gelerek ihtiyaçlar konusunda çalışma yapıyor sonrasında ilgili Squad üyelerinden görüş alıyor. Bu çalışma tamamlandıktan sonra Product Owner tüm Squad ile bir araya gelerek backlogun son halini paylaşıyor ve User Story’ler (kullanıcı hikayeleri) için tahminleme yapılıyor. Product Backlog Grooming sırasında User Story’lerin (kullanıcı hikayelerinin) çok büyük olduğu anlaşılırsa parçalanması gerekiyor.
*User Story (kullanıcı hikayesi) tahminlemesi için ekip, yapılması kolay, kompleksliği en az ve test dönüşlerinin az olacağını düşündüğü bir işe 1 baz puan verir. Bu işin büyüklüğüne bağlı olarak diğer işler puanlanır. Bu süreç, planlama toplantısı öncesi tamamlanmış olmalıdır.
3.Sprint Review:
Katılımcılar: Tüm Squad Üyeleri ve ilgili paydaşlar
Süre: 120 dk
Amaç: Tüm ilgili paydaşların, sponsorların, müşterilerin ve yöneticilerin davet edildiği, ilgili sprintte yapılan işlerin üzerinden geçildiği bir değerlendirme toplantısıdır. Yol haritanızdan bahsederek Sprint hedefini vurgulamanız gerekiyor. Taahhüt ettiğiniz işlerinizi demolarıyla sunmalı ancak tamamlayamadığınız işler varsa da bunların nedenlerini konuşuyor olmalısınız. Her Squad üyesi kendi yaptığı işten kendi bahsetmelidir. Bu değerlendirme toplantısı sonucu tüm katılımcılardan geri bildirimler alınarak toplantı sonlandırılıyor olmalıdır.
4.Daily Stand-up:
Katılımcılar: Tüm Squad Üyeleri
Süre: 15 dk
Amaç: İlerlemeyi gözlemleyip, engellerin ne olduğunu anlayarak riski azaltmak için Squad üyelerinin Sprint Planlama ve Sprint Review günleri hariç her gün aynı saat ve aynı yerde bir araya gelmesi gerekiyor.
Her Squad üyesi hızlı bir şekilde
- Dün ne yaptım?
- Bugün ne yapacağım?
- Sprint hedefine ulaşmak için herhangi bir engelim var mı?
Konularını hızlıca konuşulur.
Tüm ilerlemenin sprint hedefine uygun olduğundan emin olmanız gerekiyor.
Not: Product Owner kimin konuşacağına asla karar vermez.
5.Retrospektif:
Katılımcılar: Tüm Squad Üyeleri
Süre: 90 dk
Amaç: Squad, sprint boyunca neleri doğru yaptı, neleri yanlış yaptı ve bu konularla ilgili gelişimlerine katkıda bulunacak aksiyonlar belirliyor. Bir sonraki retrospektif toplantısında belirlenen aksiyonlardan hangileri yapıldı/yapılmadı konuları görüşülüyor.
Bu toplantının, Sprint Review toplantısının hemen ardından yapılması orada konuşulan konuların sıcağı sıcağına değerlendirilmesi takıma fayda sağlıyor olacaktır.
Retrospektif toplantılarını daha verimli yapabilmek için örnek tekniklerden biri kullanılabilir.
Not: Bu toplantı takım üyelerinin birbirlerini suçlamaları için yapılacak bir oturum değildir.
6.Chapter Senkronizasyon:
Katılımcılar: Tüm Chapter Üyeleri
Süre: 90 dk
Amaç: İlgili chapter ile ilgili herkesin aynı noktada olması için bilgi güncellemesi yapılır. Tüm chapter üyeleri üzerinde çalıştıkları konuları, varsa engellerini ve bağımlılıklarını kısaca paylaşıyorlar. Bu engellerin nasıl çözüleceğini tartışıp, sorunların çözülmesine yardımcı olacak sorumlu bir kişi atanır. Son senkronizasyon toplantısından bu yana ilerlemelerin de üzerinden geçilmesi gerekiyor.
7.PO&Chapter Lead Senkronizasyon:
Katılımcılar: Tribe Leader, Cheapter Lead, Product Owner, Çevik Koçlar
Süre: 120 dk
Amaç: Tribe Leader önündeki planlar ile ilgili güncellemeleri paylaşıyor. Squad’ların yol haritaları ve ilerleyişleri ile ilgili bilgi paylaşımında bulunarak herkesin hizalanmasına katkıda bulunuyor. Burada önemli olan Tribe önceliklerinin Squad önceliklerini nasıl etkileyeceğinin tartışılması ve alınması gereken bir aksiyon varsa hemen çözüme gidilmesi oluyor. İlgili Squad’lar product backloglarını bu doğrultuda güncelleniyor olmalıdır. Ayrıca bu senkronizasyon toplantısında diğer paydaşlardan gelen talepler görüşülmeli ve Tribe’a nasıl dahil edileceğine karar veriliyor olmalıdır. Değinilmesi gereken bir diğer konu ise Squad’lar arası bağımlılık ve bunların nasıl çözüleceği oluyor.
Bu doğrultuda sizlere çevik seremoniler hakkında verdiğim küçük bilgiler umarım uygulamalarınızda faydalı olur.
Küçük bir hatırlatma :) “bir insanın hayatta başarılı olup olmayacağını belirleyen şey başına gelen olaylar değil, olaylar karşısında ne yaptığıdır”
Sevgi ve başarıyla kalın.
Fatoş Alikılıç, PSM, MBA