Kurumsal iş analisti, kurumsal iş mimari, iş zekâsı analisti, veri analisti, süreç geliştirme analisti, çevik iş analiz takım üyesi ya da bilgi işlem iş analisti…

Bulunduğunuz şirket içerisinde bir değişim yaratmak ve şirketinizin farklılaşmasını sağlamak için çalışıyor olmalısınız. Bazen küçük değişikliklerle karşılaşabileceğiniz gibi bazen de şirketinizde örgütsel değişiklikleri ya da kültürel değişiklikleri içeren bazı büyük değişikliklerle de karşılaşabilirsiniz. Küçük ve ya büyük şirketlerde genellikle iş analistlerinin rolleri ihtiyaçları ve gereksinimleri toplamak üzerinedir. Şirketinizin paydaşlarından iş değişim gereksinimlerini belgelendirmek ve bunların nasıl olduğuyla ilişkin bazı taslaklar hazırlamak iş analistlerinin en önemli işlerinden biridir.

İş analizi yaklaşımlarını geliştirmek için çabalayan şirketlerde, bu işi uygulayan kişilerin paydaşlardan gereksinimleri toplayıp meydana çıkarırken yaptığı temel hatalara bakalım.


1- Uygun olmayan paydaş analizi

Genellikle kaynak yöneticileri ya da proje yönetim ofisleri, proje yöneticilerinden ve iş analistlerinden önce proje için kaynak ataması yaparlar. Bu kaynaklarla projeler yürütülür ve iş analisti uygun ve tam bir paydaş analizi yapmamış olur. Bazı paydaşlar gözden kaçırılmış olabilir. Çünkü projenin başlarında şirketi ve projeyi etkileyen bütün paydaşlar bilinmeyebilir. Belki proje ilerlerken, gidişata göre yeni bir iş koluna doğru girilebilir. Eğer diğer iş kolları için sadece bir iş koluna cevap verecek paydaşlara sahipseniz, projenizle alakalı olan bütün iş ve fonksiyonel paydaşlara sahip değilsinizdir.

İş analistlerinin yapması gereken birincil aktivite projedeki paydaş yönetimini tam ve eksiksiz bir şekilde yapmalarıdır. Bu bütün uygun paydaşların projeyle bağdaştırmayı sağlar. Fakat paydaş analizi iş analistlerinin yaptığı tek şey değildir. Paydaş analizi, proje zaman çerçevesi içeren bir aktivitedir. Özelikle meydana çıkan tartışmalar yeni bir iş alanına dönüştüğünde ve bu yeni alandan bir temsilcinin ve ya kaynağın projede ve ya takımında olmadığında. Bu zamanlar iş analistleri yeni bir paydaş analizi yapıp ve projeye yeni kaynak ve ya kaynaklar tavsiye etmelidir.


2- İhtiyaç ve gereksinimlerdeki uygunsuz dil

Büyük şirketlerde ya da çok yapılı takımlarda ( Özellikle kalite güvence ekipleri) çalışan iş analistleri, gereksinimlerinin iyi yapılandırılmış ve test edilebilir olması gerektiğini hissederler. Birçok iş analisti gereksinimlerinin SMART olmasını ister. SMART “Spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekleşebilir ve zaman kısıtlı” anlamına gelir.

Kalite güvence ekipleri SMART testini savunarak, gereksinimlerin bu çerçevede olmasını isterler. Çoğu zaman kalite güvence ekipleri çözüme karşı çözümleri(fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan) test etmelerine rağmen, çoğu iş analisti kendi işini ve paydaş gereksinimlerini SMART yapmaya çalışırlar. İş analistleri birçok kez gereksinimlerin açıklamalarını teknik açıdan ve ya tekniksel terimlerle yapmak gibi hataya düşerler.

İş gereksinimleri ve paydaş gereksinimlerinin iş paydaşlarından daha öncelikli olduğunu hatırlayın. Bu gereksinimler için tekniksel takımlar kullanılmasına rağmen iş, bu gereksinimlerin temel tüketicisidir. Bu yüzden bu gereksinimler iş terimleriyle açıklanmalıdır. Aynı biçimde çözüm gereksinimleri amaçlarının test edilebilmesi için SMART olmalıdır.


3- Gereksinimleri elde etmeden tasarım yapmak

Çözmeye çalıştığınız iş problemini tam olarak anlamadan önce kısa süre içerisinde çözüm için bir tasarımınız olmalıdır.

Bu tüm proje takımına bir nevi “at gözlüğü” takma eğimidir ve herkes bir çözüm üzerinden aynı noktaya doğru ilerlerler. Çünkü bu takımın görebildiği tek şeydir. Eğer takım iş ihtiyaçlarını tam olarak anlamaz ise, çözüm tartışmaları başlamadan önce, herkesin bu tartışmalara tek başına odaklanması gerekir.


Yazı Dizimiz Devam Edecek! İkinci Bölümde Görüşmek Üzere