Uluslararası İş Analizi Derneği iş analistini şöyle tanımlar; “Organizasyonun yapısını ve politikasını anlamak ve hedeflerine ulaşmak için organizasyona çözümler öneren, paydaşlar ve organizasyon arasındaki koordinasyonu sağlayan köprüdür.”Tüm organizasyonlarda yönetim ve paydaşlar tarafından iş analisti, çeşitli yollarla maliyeti azaltan, işin değerini arttıran kişi olarak tanımlanır.

İş analistinin bir projedeki temel görevi projenin teslimatında esas olan kapsamını yönetmektir. İş analisti, kapsamın izlenmesi ve kontrol edilmesi sırasında gereksinimleri ortaya koyar ve bu gereksinimleri analiz edip planlar. Ayrıca müşteri kabul testleri sırasında gereksinimleri belirlenmesine ve test sonunda da müşteri beklentilerinin doğrulanmasına yardımcı olur.

YATIRIM HESAPLARINDA PROJENİN GETİRİSİ

Yatırım projesinin getirisini hesaplayan bir formül üzerinden iş analizinin projeye katkısını sayısal olarak elde edebiliriz. Bahsi geçen formül aşağıdaki gibidir;

(Projeyi tamamlaması ile elde edilen toplam değer) – (Projenin toplam maliyeti)

Tüm proje süreci boyunca yapılan toplam maliyetin farkında olunmalı. Ekibinize iş analistini dahil etmek maliyetin arttırılması gibi görülebilir. Bu kurumlar iş analizini proje takımına dahil etmenin sağladığı değer artışı ve tasarruf oranını hesaplama noktasında geri kalmıştır. İş analizini projeye katmamak projenin gerekenden daha uzun sürmesini sağlayabilir, bunun sebebi de gereksinimlerin belirlenmesi ve belgelenmesi hususunda eksikliklerdir. Gereksinimlerin cevapsız kalması yeniden çalışma gerektirir ve yeniden çalışma dolayısıyla maddi bir kaybı da beraberinde getirir.

İş analizi faaliyetlerinin olmadığı organizasyonlarda bilgi işlem personeli ve iş arasında iletişim kopuklukları görülür. Yöneticiler ekibe iş analistinin dahil edilmesinin işin değerini arttırdığını ve uzun
vadede projede tasarruf yapılmasını da sağladığını fark etmelidirler.

İş analizinin temelde sağladığı iki yarar vardır;

1- Proje tamamlandıktan sonra elde edilen toplam değerin artması

2- Proje üzerindeki toplam maliyetin azaltılması

İŞ ANALİZİ İLE PROJENİN DEĞERİNİ ARTTIRMANIN 5 YOLU


1) Değerlerine göre gereksinimlerin önceliğini belirlemek

Bu şekilde paydaşlar, en yüksek önceliğe sahip olan gereksinim üzerinde odaklanırlar.

2) Yeni iş gereksinimlerinin tespit edilmesi

IT ve yönetim tarafından tespit edilememiş gereksinimler iş analizi sayesinde tespit edilebilir. Tespit edilememiş gereksinimler zaman ve para kaybına sebep olur. İş analizi ile güncel gereksinimler
keşfedilir, bu şekilde başarılı bir proje için ne gerektiği organizasyon tarafından anlaşılır.

3) Bilgi işlem ve iş arasındaki iletişimi arttırır

İletişim başarılı bir projenin temel anahtarıdır. Bilgi işlem ve iş arasındaki iletişim hayati bir önem taşımaktadır. İş ve bilgi işlem arasındaki iletişimin tüm proje ömrü boyunca devam etmesi maliyet tasarrufu sağlanmasına sebep olur.

4) Ölçeklendirilmiş bir bilgi işlem takım çerçevesi oluşturun

Paydaş ve proje sayısının arttırılması ile organizasyon büyür.İş analizi ile küçük birr takım büyük bir takıma ölçeklendirebilir.Proje sayısının artması karda da bir artış sağlayadcaktır.

5) İşlem değişikliği tavsiyesi

Toplam proje değerini arttıracak bir işlem değişikliği keşfedilebilir.

İŞ ANALİZİ İLE MALİYETİ DÜŞÜRMENİN 5 YOLU


1) Doğru gereksinimlerin belgelenmesi

İş analistleri son kullanıcının ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayan gereksinimleri tanımlama ve belgelendirme konusunda deneyimlidirler.

2) Tekrar yapılan işleri azaltma

Doğru gereksinimlere odaklanıldığı zaman projedeki gereksiz değişiklik yapılma miktarında ciddi azalmalar görülecektir.

3) Proje süresini kısaltmak

Proje süresinde azalma sağlamak, proje kaynaklarını diğer projeler için de kullanılabilir hale getirir bu şekilde potansiyel gelir arttırılmış olur.

4) Paydaşlara harcanan zamanın azaltılması

Paydaşların zamanı değerlidir ve verimsiz tartışmalarla zamanlarını harcamamak gerekir. İş analizi ile karar verme, tartışmaları takip etme, tartışmaların belgelenmesi sağlanır bu şekilde aynı
tartışmaların yeniden yaşanıp zaman kaybedilmesinin önüne geçilir. İş analisti durumu özetleyip raporlayarak paydaşlara hızlı bilgi sağlayabilir.

5) Maliyet odaklı çözümler keşfedin

Bir problem için araştırma yaparken mali odaklı çözümler üretmek toplam maliyetin azalmasını sağlayacaktır. Yönetim tarafından keşfedilememiş para tasarrufu sağlanacak birçok alan iş analisti tarafından tespit edilebilir.