İşte projelerin kapsamı hakkında öğrenilmiş 5 ders;

Ders 1: Sorunu Anlamak

İnsanlar problemlerden bahsetmezler, bu onları rahatsız eder. Sürekli çözüm odaklı konuşmak istenir.

Projede ortaya çıkan karmaşaların çoğunun temeli analizi yapan kişilerin çözümü tasarlamadan önce, problemi anlamaya gerekli önemi vermemesinden kaynaklanır.

Mahan Khalsa , “Let’s Get Real or Let’s Not Play” isimli kitabında bu konuya şöyle değinmiştir:  “Sorun tamamen anlaşılmadığı sürece, bu problem kör şans dışında asla çözülemez .”

Eğer bir sorunu ya da bir iş fırsatını belgelemek ve geçerli durum içerisinde tarif etmek istiyor iseniz belgeniz bu sorulara cevap verecek nitelikte olmalı;

• Sonuç ya da sonuçlar ne olmalı?

• Hangi engeller bu probleme sebebiyet veriyor?

• İstenilen sonuç veya sonuçlar nasıl ölçülecek?

Ders 2:  Yavaşlamak ve Ön zaman Ayırmak

Not:  Agile’ın, kapsam ve ihtiyaçlar konusunda kendine özgü bir yaklaşımı vardır, bu nedenle bu başlık gerçekten Agile’ın farkını ortaya koyacaktır.

Geleneksel projelerdeki proje programının % 8 -% 16’lık kısmını kapsamı anlamaya ayırma hala birçokları için geçerlidir. Projedeki kilit paydaşların bir araya getirilip çıkarları doğrultusunda birlikte çalışmaları bir temeldir. Tabii bu cümleye döküldüğü kadar kolay değil. Yazar Steve McConnell kitabında, Microsoft’ta gözlenen WIMP prensibini şöyle açıklar: “Yöneticiler toplantıda kodlayıcıları gördüğü zaman, kaçınılmaz olan soruyu sorarlar; Neden Mark/Mary Programlaması  (WIMP) değil ?”

Bu doğal bir tepki. Sonuçta geliştiricileri geliştirmeleri için mühendisleri mühendislik çözümleri için işe alıyor. Analiz felci dediğimiz olay sizi ve projenizi bir felakete sürükleyebilir.

Ders 3: Küçük Başlamak

Birçok kuruluş artık minimal uygun ürün (MVP) teslim etme peşinde. Bu mümkün olduğunca çabuk bir şekilde kullanıcılara yararlı bir ürün teslim etmek için iyi bir uygulamadır. Bu strateji, tüm projeler
için işe yaramayabilir, ancak birçok IT projesi için çok iyi çalışıyor.                    

Başarılı MVP anahtarı, başarısız olma ihtimaline karşı bir özelliğin değerini belirlemektir. Bu iki noktayı tahmin edebileceğimizi varsayalım. Eğrinin üstüne yakın ürün genellikle istenilen ürünlerdir.

Ders 4: Kapsam Etrafında Meydana Gelen Uyuşmazlıklar

Bazı insanlar çatışmadan kaçınmak için hemen hemen her şeyi yapacaktır. Ama bir proje üzerinde, doğru miktarda çatışma yaşanması gerçekten çok iyi bir şey olabilir. Çatışma genellikle kapsamı rafine eden bir pota görevi görür.

Farklılaşan sıkıntılı noktaları, farklı beklentileri, farklı istekleri aynı odada bir araya getirdiğinizde çatışmalar ortaya çıkacaktır.  Aynı odada tüm zıt fikirleri bir araya getirmeyle ilgili iyi haber ise fikir birliği genellikle insanlar aynı ortamda bulunduğunda mümkün olabilir. Bir proje yöneticisi veya iş analisti çelişkili bakış açılarıyla karşılaştığında sırayla, açık, doğrudan ve dürüst bir şekilde iletişimi kolaylaştırmak amacıyla herkesi dinlemeli ve yavaşça uzlaşma yönünde gruba rehberlik etmelidir.

Ders 5: Bir müşteri gibi düşünmek

Proje yönetiminde önemli bir ilke vardır: Müşteri en önemli paydaştır. Bu ilke müşteri her zaman haklıdır anlamına gelmez sadece müşterinin görüşünün başkasının düşüncesinden biraz daha önemli olduğu anlamına gelir.

“Sorunlar projenin yaşam döngüsü içinde herhangi bir noktada gelişebilir, önemli olan onları olabildiğince erken bir safhada tanımlayabilmektir.”