NEDEN İŞ SÜRECİ MODELİ?

Bir organizasyon içindeki çalışma şeklinin anlaşılması, özellikle değişim kararlarının verildiği durumlarda daha da önemlidir. İş analistleri, iş süreçlerinin birimler içerisinde nasıl işlediğini görmek için modeller kullanırlar.

BABOK®(2.0 versiyon) iş süreci modelini şöyle tanımlar;

‘İş süreci modeli; bir dizi ilgili faaliyetin veya eylemin, sıralı akışı ve kontrol mantığının görsel bir temsilidir.’(9.21.2)

Peki neden iş süreci modelleri?

Bu sorunun iki cevabı var bunlardan ilki; daha iş akışı odaklı perspektiften, birden fazla kişi ya da grubun nasıl iş birliği içinde çalışacağını görmek için modelleme yapılır. Bu karmaşık bir işlemdir ve görsel bir temsil bu işi kolaylaştıracaktır. Diğeri ise daha iş odaklıdır, organizasyonun teslimatı ve belirlenen değeri yakalaması üzerine yoğunlaşılmıştır. Bu bizlere altını önemle çizmemiz gereken bir diğer soruyu vurgular; İş süreci değeri nasıl teslim eder?

İş sürecinin modellenmesi birçok konuda yardımcı olur. Aşağıda belirteceklerimiz bunların sadece bir kısmıdır.

- Önemli olmayan ayrıntıları ortadan kaldırır.

- Süreçlerin tüm paydaşlar için ortak bir formatta sunulmasını sağlar.

- Karmaşıklığın anlaşılmasını kolaylaştırır.

- Verimliliği değerlendirir.

- Değerin nasıl yerine getirildiğini ortaya koyar.

- Zaman ve maliyeti belirler.

Bir İş Süreç Modeli Nasıl Oluşturulur?

Bir iş süreci modeli iki durumu içerir; biri mevcut durum yani ‘as-is’ ve gelecekteki durum yani ‘to-be’ içerir. Genellikle gelecekteki iş ihtiyaçlarına yönelik modelleme yapılır ve ihtiyaçları en iyi şekilde karşılayan ve zaman- bütçeye uygun olan model seçilir. Diğer önemli adım ise mevcut durumdan seçilmiş gelecekteki duruma nasıl geçileceği konusunda değişim yönetim sürecini oluşturmaktır. Mevcut durumda sahip olunan zorlukların iyice anlaşılabilmesi için bir dizi soru sorulması gerekir ve tasarlanacak modelin bu zorlukları ortadan kaldırması beklenir.

Modelin kapsamını tespit etmek de bir o kadar önemlidir. Modellenecek birimin sınırları belirlenmelidir. Örgütsel sınırların dışında kalan herhangi bir dış varlık, ister süreçle etkileşim içinde olsun ister olmasın, sürecin bir parçası olamaz. Daha sonra yapılması gereken, örgütsel ya da örgüt dışı iş faaliyetlerini, örgütsel birim içinde ve rafine edilmiş bir şekilde tanımlamaktır. Her sürecin tespiti için her süreç içindeki katılımcıları (grup ve insanları) da tespit etmek ve katılımcıların performans gösterdikleri faaliyetlerin beklentilere eriştiğinden emin olmak gerekir.

Model, bir kurumun birimlerinin detaylarıyla birlikte basitleştirilmiş bir görünümüdür. Ayrıntılar istenen düzeye gelene kadar organizasyon katman katman detaylandırılarak genişletilir.

İstenen detayların elde edildiğini nasıl anlarız?

Modelleme dünya görüşünü basitleştirir bu yüzden modellemede sadece hedefe ulaşılmasını sağlayacak ayrıntılara yer verilir. Gelecek durum ile şimdiki durum benzer yaklaşım gösterir ama gelecek durum daha iyi değerin nasıl sunulacağı üzerine odaklanır. Mevcut durumdan gelecekteki istenen(aday) duruma geçişteki yüksek düzey gereksinimlerle birlikte, gelecekteki durum(aday) geliştirilir.
İhtiyaçlar zaman çizelgeleri ve maliyet tespiti ile en uygun durum belirlenir.

Etiketler

Yazarın Diğer Yazıları

NEDEN İŞ SÜRECİ MODELİ?

The Basolutions

Yorum Yaz