Araştırmalara göre, kurumlarda iş analizi sürecinin tam ve doğru olarak işletilememesi, projelerdeki başarısızlığın en önemli nedeni olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumlar büyüdükçe, bu sorunun farkına varmakta ve iş analistlerinin organizasyonlardaki ağırlığı gün geçtikçe artmaktadır.
Ne yazık ki, iş analistlerinin kurum içerisindeki ağırlığının artması da projelerin başarısı için yeterli değil… Bunun yanında iş analizi süreçlerinin de kurum içerisinde doğru olarak kurgulanması gerekmektedir. Doğru kurgulanmayan iş analizi süreçleri, iş analistlerinin verimliliğini önemli ölçüde düşürmektedir. İş analizi sürecinin tanımlanmasında çokça yapılan hatalar ve doğru bilinen yanlışlardan hareketle iş analizinin ne olmadığına bir bakalım.
İş analizi, sadece “Ne” sorusunun cevabını aramak değildir. Gereksinimler, çoğu zaman “Ne” sorusunun cevabı olarak karşımıza çıkar. Bu nedenle iş analizi süreçleri de bu sorunun cevabının bulunması üzerine kurgulanır. Gereksinimlerin “Nasıl” sorusunun cevabını da içerdiği unutulur.. Bu sorunlu bir yaklaşımdır. Unutulmamalıdır ki “Ne” sorusu İş ve Paydaş gereksinimlerinin ortaya çıkmasını sağlarken; “Nasıl” sorusu da Çözüm ve Geçiş gereksinimlerinin ortaya çıkmasını sağlar. Bu nedenle iş analizi, “Ne” sorusu ile gereksinimlerin ortaya çıkarılmasının yanında bunların bir çözüme “Nasıl” adreslenebileceğini de belirleyen kilit süreçtir.
İş analizi, iş birimleri ile yazılım ekibi arasında “sadece” köprü görevi görmek değildir. İhtiyaçların bir paydaştan alınıp diğer bir paydaşa taşınması, iş analizi sürecinin iyi işletilmediği durumun tanımıdır. İş analizi, tüm paydaşların ifade ettikleri ihtiyaçların yanında bu ihtiyaçların temelindeki gerçek gereksinimlerin ortaya çıkarılması, bu ihtiyaçların analiz edilmesi ve projedeki tüm paydaşlarla doğru ve etkin bir iletişimin sağlanmasıdır. Böylece iş analisti gereksinimleri tespit etmesinin yanında, proje amaç ve hedefleri konusunda da paydaşlar ile iletişimde olarak onları aynı noktaya getiren faaliyetleri gerçekleştirir. Bu iletişimin şekli de tek boyutlu bir doğrudan çok tüm paydaşları kapsaması nedeniyle 360 derece olarak tanımlanabilir.
İş analizi, projedeki tüm görevlerin koordinasyonunu ve planlamasını yapmak değildir.Gereksinimlerin ortaya çıkarılması, analiz edilmesi, çözüm kapsamının oluşturulması ve tasarımın önerilmesi iş analizinin temel çalışma alanıdır. Projede iş analizi kapsamındaki tüm aktivitelerin belirlenmesi, efor tahminlerinin yapılması, iş analizi faaliyetlerinin ve iletişiminin planlanması, iş analistinin temel görevleridir. Bu planlama sadece iş analizi faaliyetlerini kapsar ve proje planının bir bölümünü oluşturur. Projedeki tüm görevlerin planlaması Proje yönetim Planı içerisinde gerçekleştirilir. Proje Yönetim Planının hazırlanması ve tüm proje paydaşları ile ilgili koordinasyonun sağlanması Proje Yöneticisi tarafından, proje yönetim süreci kapsamında yapılır.
İş analizi sadece proje içinde gerçekleştirilen bir süreç değildir. İş analizi süreci, henüz proje başlamadan, ortada bir sorun, bir ihtiyaç ya da yakalanması gereken bir fırsat varken; proje hayata geçirilmemiş iken, tüm paydaşlar ve hatta proje yöneticisi henüz projeye dâhil olmamış iken kurumsal analiz ile başlayan bir süreçtir. Kurumsal analiz ile bir sorun, bir ihtiyaç ya da yakalanması gereken bir fırsat için ortaya konulan bir projenin hayata geçirilip geçirilmeyeceğine karar vermek için hazırlanan, fayda maliyet analizini içeren İş Gerekçesi Dokümanını (Business Case Document)’i hazırlamaktır. Proje bitince de iş analizi süreci bitmez. Proje sonunda ortaya konulan çözümün, gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek ve yeni fırsatları yakalamak da iş analizi sürecinin bir parçasıdır.
İş analizi, test yapmak değildir. Çözümün gereksinimleri karşıladığının teyit edilmesi ve tespit edilen hataların çözümü için en uygun aksiyonun belirlenmesi süreçlerini kurgulamak, gereksinim kaynaklı hataların kök nedenlerini ortaya çıkarmak iş analizi sürecinin bir parçasıdır. Ortaya konulan çözümün belirlenen gereksinimleri karşıladığının doğrulanması, test sürecide test mühendislerinin görevidir.. Bu aşamada ve bu aşamadan önce İş analistinin görevi, gereksinim kaynaklı olası hataların en aza indirilmesi ve test sürecinin verimliliğinin sağlanabilmesi için, test edilebilir gereksinimlerin oluşturulmasıdır.
İş analizi, toplantı notu tutmak değildir. Gereksinimlerin ortaya çıkarılması, önceliklendirilmesi, paydaşlarla iletişiminin sağlanması ve onaylanması iş analizi sürecinin bir parçasıdır. Toplantılar, atölye çalışmaları, yapılandırılmış gözden geçirmeler gereksinimleri ortaya çıkarmak için kullanılan araçlardır. İş analisti gereksinimlerin ortaya çıkartılmasında bu teknikleri aktif bir şekilde kullanır.. Bir iş analisti toplantıları, atölye çalışmalarını, gözden geçirme çalışmalarını yaparken, bu toplantılarda Paydaşlar ile tartışırken, karar alırken, bunları izleyerek sonuçları kaydetmek yerine tüm dikkatiyle çalışmaları yönlendirmeli, başlangıçta belirlediği hedeflere uygun bir çalışma yapılmasını sağlamalıdır. Bu çalışmalar için gereken notları bu amaçla görevlendirilen farklı biri gerçekleştirilmelidir.