Bir iş analistinin şirket paydaşlarına ve organizasyona değer katmak için öğreneceği ve kullanacağı en büyük becerilerden biri; Ortak Vizyon Oluşturmadır. Aslında bu iş analistinin her görevi ve her projesi için başlıca hedefi olmalıdır. Ortak vizyon oluşturma organizasyonun herhangi bir düzeyinde ve biriminde yapılabilir; üst yönetim, işletme yönetimi, iş paydaşları, personel, son kullanıcılar, teknik paydaşlar…
ORTAK VİZYON OLUŞTURMA
Ortak vizyon oluşturma resim çizmeye benzer. Herkesin aklındaki ve kalbindeki resmi çizdiğiniz için, herkes resminizi net bir şekilde anlayacaktır. Tabii ki de resim çizmek iş analistinin bir yeteneği ya da görevi değildir, iş analisti kendi resmini belge ve kelimeleriyle çizecektir. Metin belgeleri, akış şemaları, storyboard, kullanıcı hikayeleri, aktivite diyagramları, iş süreci modelleri, wireframes ve diğer maketler de bahsettiğimiz resmi çizmede kullanılacaktır. Bunlar kullanıldığında hedef kitleniz için daha canlı bir resim oluşturmuş olacaksınız. Bu resimsel araçları kullanmak vizyonunuza açıklık getirecektir.
SORUN TABLOSUNDAN BAŞLAYIN
Birçok iş analisti projelerini, tekniklerini ya da işlerini anlatırken akıllarındaki çözüm üzerinden anlatmayı tercih ederler.
Amerikalı iş analisti Adrian Reed, bir röportajında “Bir projede paydaşların bir çözüm önerisi var ise, derhal onları bu konudan uzaklaştırmalı, probleme odaklanmalarını sağlamalısınız. Problemi gerçek manada anladıkları zaman, sizin ne için çalıştığınızı da anlamış olacaklar.” demiştir.
ORTAK VİZYON KAZANIYOR
Daha önce de belirttiğimiz gibi, bir paydaşın mevcut ya da değişen bir süreçle alakalı vizyonunu diğer paydaşlarla paylaşması en iyi yoldur. Bu yöntem özellikle yabancı olduğunuz bir sürece geçtiğiniz durumlarda daha etkili olacaktır. Bahsedilen yöntem, aranızda iyi bir ilişki, güven inşaa etmeniz ve onların uzmanlıklarına değer verdiğinizi göstermekle başlayacaktır. Üstelik bu yöntem ile hata ve eksiklikleri de azaltmış olacaksınız.
VİZYONUN GENİŞLETİLMESİ
Mevcut durumunuzla ilgili bir vizyona sahip olduktan sonra diğer paydaşlarında aynı vizyona sahip olduğundan emin olun. Vizyon genişletilmesi mevcut durumla birlikte gelecekteki durumu da kapsar.
Gelecek için belirlenecek vizyon da paydaşlarla birlikte, resimsel araçlar kullanılarak oluşturulmalıdır.
HEDEF KİTLE İÇİN VİZYON
Hedef kitle için bir vizyon yaratmak istiyorsanız, resmi görmeniz değil anlamanız gerekir. Resmi anlaşılmasını kolaylaştıracak bir şekilde boyamalı ve resim, hedef kitleye anlayabilecekleri bir şekilde sunulmalıdır. Hedef kitleye sunarken akış şemaları, kullanım durumları, hikaye panoları ve aktivite diyagramları kullanabilirsiniz. Yönetime sunulacak ise çok kısa bir özet metin belgesi ve akış şemaları kullanılabilir. Teknik bir hedef kitle mevzu bahis ise,daha detaylandırılmış metin belgeleri ve diyagramlar kullanabilirsiniz.Ortak vizyon, hızlıca anlaşılabilecek şekilde, kitleye uygun materyallerle sunulmalıdır.
SONUÇ
Küçük bir görev, iş süreci iyileştirme projesi, yazılım geliştirme projesi, mimari proje veya kurumsal bir girişi hiç fark etmez… Daima ortak bir vizyon oluşturmanız gerektiğini ve hedef kitlenin ne olduğunu anlamanız gerektiğini unutmamalısınız. Bu şekilde organizasyon için en uygun çözümü uygulayacağınızdan şüpheniz olmasın.