Daha önce de söylediğimiz gibi, Proje Yönetimi ve İş Analizi disiplinlerinin entegrasyonu, proje performanslarını artırabilir ve proje yönetiminde daha yüksek olgunluk seviyesine taşır.

İş analizi proje yönetimine nasıl daha yüksek bir olgunluk sağlar?

Bu kavramı açıklığa kavuşturmak için BABOK®  kılavuzundan başlamak uygun olacaktır. Böylece bu standartların,  PMBOK® Kılavuzu’nda açıklanan süreçleri nasıl pekiştirdiğini göstereceğim.

İşte bazı anlayışlar;

PMBOK ® Başlatma, Planlama, İzleme ve Kontrol Süreç Gruplarının  BABOK® “Sonuç çıkarma” Bilgi Alanı tarafından geliştirilmesi

PMBOK® Proje Yönetimini şöyle tanımlar “proje ihtiyaçlarını karşılamak için proje faaliyetlerinde bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması.”  (PMBOK® Kılavuz, Dördüncü Baskı, s. 6)

BABOK® Kılavuzu  proje gereksinimlerinin paydaşların ihtiyaçlarından doğduğunu belirtir. Öncelikli olarak bu ihtiyaçlar anlaşılmalı sonra da gereksinime çevrilmelidir.

Paydaş ihtiyacının anlaşılması, bir ortaya çıkarma sürecidir.(BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, p 53)

Paydaş ihtiyaçlarının belirlenmesi iş analizinin en önemli ve hassas parçasıdır. Bu yüzden profesyonel yollarla yapılmalıdır. BABOK®  (Versiyon 2.0) dört adımda bu işlemi açıklar: İhtiyaç belirlenmesi için hazırlık yapın, Tespit etme faaliyetlerini yürütün, Sonuçları belgeleyin ve son olarak da sonuçları onaylayın. Profesyonel bir destek olmadan iş ihtiyaçlarının iyi bir şekilde belirlenmesi neredeyse imkansız. İyi bir ihtiyaç tespiti işlemi doğrudan PMBOK®  içerisinde de yer alan Gereksinim toplama,  Kapsam tanımlama ve Kalite planı süreçlerini etkiler. Dolaylı olarak da Bütünleşmiş Değişiklik
Kontrolü sürecine yarar sağlar.

BABOK® Kılavuzu, “Şirket Analizi, İhtiyaç Analizi, Çözüm Değerlendirmesi ve Doğrulama” gibi alanlarıyla PMBOK®  ‘Başlatma Planlama, İzleme ve Süreç Grupları ve Kontrol’ bilgi alanını geliştirir.

PMBOK® iş ihtiyaçlarının belirlenmesinin tekrarlanan, yukarıdan aşağıya bir süreç olduğunu gösterir. Proje beratında genellikle ‘yüksek düzey’ gereksinimler listelenir.

‘Projenin neden başlatıldığını, başarıya ulaşmak için gerekli olan hedefleri ve başarı ölçütü olarak kullanılacak metrikleri açıklar.’ (BABOK® Rehberi, Versiyon 2.0, s. 5)

Gereksinimlerin toplamı, paydaş ihtiyaçları üzerine odaklanmıştır. Paydaşların ihtiyaçları ve bu paydaşların çözüm ile nasıl etkileşim içerisinde olacağı belirlenir. Paydaş gereksinimleri, iş ihtiyaçları ve çözüm arasında köprü görevi görür.

Kapsam sürecinin belirlenmesinde, çözüm kapsamı proje kapsamına dönüştürülür. İş faydaları üreten projeler elde etmek için “İş – Paydaş – Çözüm – Geçiş” düzeni içerisinde gereksinimler takip edilmelidir; İş sonuçları geliştirilmek isteniyorsa her projenin başlangıç noktası iş ihtiyaçları olmalı. İş ve Paydaş Gereksinimleri için “yüksek seviyeli” bir dil kullanılabilir, ancak Çözüm ve Geçiş Koşulları için dil kesin, titiz ve açık olmalıdır. Belirsiz, tutarsız, eksik çözüm gereksinimleri projede problemler oluşmasına yol açar.

BABOK® Kılavuzundaki “Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim” Bilgi Alanları PMBOK® Kılavuzunda İletişim bilgi alanını geliştirir.

Paydaş ve çözüm gereksinimleri,  paydaşlar ve paydaş grupları tarafından kullanılması için gereksinimlerin iletilmesi üzerine modellenmiş ve belirtilmiştir. “Gereksinim Analizi, Gereksinim Yönetimi ve İletişim”  Bilgi Alanları doğrudan Paydaş Beklenti sürecinin her şeyden önce de Proje İletişim Yönetimi süreçlerini destekler.

SONUÇ

İyi iş sonuçları elde etmek için proje yönetimi ve iş analizi entegre edilmelidir. BABOK® kılavuzunda İş Analizi şöyle anlatılmaktadır; Bir örgütün yapısını, politikalarını ve faaliyetlerini anlamak ve belirlenen hedeflere ulaşmak için organizasyona çözümler önermek için paydaşlar arasında bir irtibat sağlanması amacıyla kullanılır.” Bu iki disiplin, Proje Yönetimi ve İş Analizi entegrasyonu sayesinde, kuruluşlar hem proje çıktılarının gerçekleştirilmesi açısından hem de iş değeri yaratma açısından üstün proje performansları elde edebilirler.