Küçük ve Orta Ölçekli Şirketler için Proje Yönetiminin Önemi

Proje yönetimini sadece büyük şirketlerin yaptığını düşünüp yok sayıyorsanız, bir daha düşünün! Girişiminizin ne kadar küçük olduğu önemli değil, etkili proje yönetim süreçlerinin uygulanması işlerin hızlı, zamanında ve en iyi kalitede yapılmasını sağlar. Bunu hangi organizasyon istemez ki?

Proje belirlenen zamanda ve özel olarak ayrılmış bütçe ile belirli insan ve ekipman kaynaklarının kullanıldığı iş veya görev olarak tanımlanır.

İlgili Makale: Proje Yönetimi Dünyasına Giriş

Proje yönetimi paydaşların (müşterileriniz veya siz) ve proje kıstaslarının ihtiyaçlarını karşılamak için plan yapmak amacıyla bilginin, yeteneklerin, araçların ve tekniklerin kullanılması ve bu planların uygulanması olarak tanımlanır.
Bu nedenle hali hazırda bulunan organizasyonel sisteminizin daha verimli çalışmasını sağlamak için sistemi standart hale getirmek veya yerine getirilmesi gereken özel bir proje için sistematik bir yaklaşım geliştirmek vakit kaybetmeden, gereğinden fazla para harcamadan ve yanlış insanları iş için görevlendirmeden amaçlarınıza ulaşmanızı sağlayacaktır.

Proje yönetimi üzerine kafa yorduğunuzda, hangi çalışmaların başlamak için hangilerinin bitirmek için gerekli olduğu üzerine gün geçtikçe daha çok düşüneceksiniz. Aşağıdaki önerilerden hangilerini kullanacağınıza büyük projeler kapınızı çalmadan karar vermelisiniz.

Bkz. Yazı Dizisi: Proje Yönetiminin Organizasyonlara Katkıları

İyi proje yönetim sisteminin önemli elemanları şöyle özetlenebilir:

Başarı için Plan Yapmak:

Projenizi mümkün olduğunca en ince ayrıntısına inerek düzgün bir şekilde planlamak muhtemel sonraki başarılarınıza veya başarısızlıklarınızda rol oynayabilir. Bu aşama eğer planlama iyi yapılırsa en çok zaman alan süreç olacaktır fakat iş uygulanmaya konulduğunda zaman kaybı yaşamanızı engelleyecektir.

Bu aşamada Cevaplanması gereken önemli sorular şunlardır:

1. En son amaç nedir? Mesela müşterilerin beklentisi ve buraya gelinene kadar geçilmesi gereken adımlar gibi.
2. Sınırlar ve bütçeniz çerçevesinde yapmanız gereken iş nedir? Bu gerçek durumu yansıtır mı?
3. Projeye bağlı riskler nelerdir? En iyi durum ve en kötü durum senaryosu nedir?
4. Projeyi yapabilmek için birden fazla yol var mıdır varsa nasıldır?
5. Yeterli kaynağınız(insan ve ekipman) var mı veya daha çok kaynağa ihtiyacınız var mı?

İlgili Makale: Projelerinizde Temel Çizgileri Kullanın

Rüya Takım:

Nelerin yapılması gerektiğini bildiğiniz zaman, gerekli yeteneklere sahip doğru insanları projeyi yürütmeleri için görevlendirmelisiniz. Bu size yapılacak işlerin kimin yapması gerektiğini gösteren şemayı sağlayacaktır. Bu süreç ayrıca işi belirli bir çerçeveye yerleştirmenizi, gereken harcamaları bilmenizi ve iş için başkaları ile anlaşma yapıp yapmayacağını belirlemenizi de kolaylaştırır.

Bkz. Proje Yöneticisinin Liderlik Özellikleri

Sürekli Kontrol:

Herkes kendisinden beklenen işi bildiği zaman, iş başlayabilir. Projeyi yöneten kişi problemleri ortadan kaldırmak için ve müşteri ile her aşamada iletişim kurabilmek için işin her bölümünü düzenli olarak kontrol etmeli ve her işin başarılı şekilde ilerlediğinden emin olmalıdır.

İlgili Makale: Büyük Projelerde Olay Yönetimi İçin 10 Adım

Kalite Güvencesi:

İş tamamlandığında, sanki müşteriymiş gibi final ürününün veya servisin kalitesini kontrol etmelisiniz. Eğer her şeyden memnunsanız ve hepsinin kalite kriterlerine göre yapıldığını düşünüyorsanız, projenizi gönül rahatlığı ile teslim edebilir ve müşterinizin memnun olduğundan emin olabilirsiniz.

Bkz. Kalite Yönetim Planının 7 Özelliği

Derslerinizi Çıkarın:

Proje tamamlanmış olabilir fakat sizin işiniz henüz bitmedi. Takımı bir araya toplayın ve projenin baştan beri nasıl ilerlediğine bakın. Neyin iyi gittiğini, neyin plana göre yapılmadığını ve neyin farklı yapılabileceğini konuşun.
Tüm adımları gösteren bir proje sonu raporu yazmak iyi bir fikir olabilir. Böylece müşterileriniz bir daha benzeri bir işi sizden talep ettiğinde veya müşteriniz bir şeyi sorguladığında, adımlarınızın neresinde yanlış yaptığınızın kökenine inebilir ve nerede problem olduğunu görebilirsiniz.

Bkz. Proje Raporlama Dert Olmasın!! 



Tebrik Edin:

Diyelim ki işi zamanında, belirli bütçe ile bitirdiniz ve müşteriniz bu durumdan memnun. Bu durumda takımınızı tebrik edin ve diğer projeniz başlamadan kutlamak için bir öğlen yemeğine gidin!
Bu süreç bir bütün olarak düşünülünce uzun ve karmaşık gözüküyor olabilir fakat aslında öyle değildir. Sistemi özel bir göreve veya sizin ihtiyaçlarınıza göre sadeleştirin. İşlerin üstesinden geldiğinizi ve işlerin daha düzgünce ilerlediğini göreceksiniz.

Proje yönetiminde belirli bir deneyim ve olgunluğa ulaştığınızda, daha önce proje yönetimi olmadan işlerinizi nasıl yürüttüğünüzü merak edeceksiniz!

Proje Yönetimi İle Başarılı Projeler.. Eğitimler Sayfasına Gitmek İçin Lütfen Tıklayın

Makalemizi Sosyal Medyada Payşalarak Daha Fazla Kişiye Ulaşmasını Sağlayabilirsiniz

Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın