Çoğu uzun projeler birçok belirsizlikle başlamaktadır. Kaynak gereksinimleri, final çıktıları, maliyet, çizelge vb den yüzde yüz emin olamayabilirsiniz. Birçok risk olabilir. Proje yöneticilerinin, büyük projelerdeki belirsizliklerin her zaman üstesinden gelmeleri projenin ve kendilerinin geleceği için iyi bir gelişmedir. Var olan belirsizliklere karşı durum gözetmeksizin ve herkesin bakış açısına uygun en işe yarayacak, dikkate alınması gereken bir kaç ipucu şunlardır:



1. İşi küçük parçalar haline ayır

Uzun bir projede yapılacak ilk şey, projede yapılacak iş paketlerini mümkünse küçük parçalar halinde ayırmak. Gelecek yılda yapmış olacağınız iş hakkında belirsiz olmanıza rağmen, en azından önümüzdeki birkaç ay için ne yapmaya ihtiyaç duyacağınızı bilmelisiniz. İki yıllık bir proje tanımlamak yerine, sadece ilk aşamasını kapsayacak bir proje tanımlayarak başlayın. Bunu yaptıktan sonra, sonraki ana aşamayı ayrı bir proje gibi yeniden tanımlamalı ve kestirmelisiniz. Böylelikle her bir küçük projeyi yönetmek ve planlamak daha kolay olacaktır.

Bkz. 3 Adımda İş Kırılım Yapısı Oluşturun

2. Planlama çapının genişlemesi ile yüksek seviyede planlama

Birçok organizasyon, büyük projeleri küçük parçalar haline getirerek, bölmeye izin vermez. Birçok şirket sadece bir proje için ödeme yapmak ve bir proje izlemek ister. Bir sonraki fikir işin bütün zaman diliminde planlanması ve hesaplanmasıdır, ama yüksek seviyede planlama gelecekte yapılabilir ve kazanılabilir. Önümüzdeki 3-4 ay için sağlam ve ayrıntılı bir iş planı olmalıdır. Fakat sonra planlama yüksek ve daha yüksek seviyede olacaktır. Projeyi tamamlamak için bir çerçeveniz var, fakat bu çerçevede, sadece kısa dönem faaliyetler ayrıntılı olarak planlamıştır. Bu muhtemelen, çoğu proje yöneticisinin uzun projeler üstlenirken ki yaklaşımıdır.

Bkz. Proje Boyutunuza Göre Metodolojinizi Ölçeklendirin

3. Çok yönlü tahmin tekniklerini kullan

Bir iş döküm yapısı oluşturarak, işi en düşük seviyedeki faaliyetler ile ilişkilendirerek kestirmek ve sonra son tümsel kestirim için her şeyi eklemeye klasik tahmin tekniği denir. Gelecekte ne yaptığının, işin uzun ömürlü olduğundan kesin emin olamadığında bu yaklaşım iyi çalışmaz. Neyse ki size çabanın, maliyetin ve sürecin sağlamasını yapmak için yardım edecek diğer tahmin teknikleri vardır.

· Proje Beratını yeniden gözden geçirmek için dışarıdan gelen uzmanlara güven ve eğer kestirimlerin onlara göre makulse gördüğünü çizelge haline getir.
· Şirketinde plan önceliklerini ve çeşitli hesaplamaları inceleyebileceğin ve senin projenle örtüşebilecek projeler olup olmadığına bir bak.
· Bazı tip makul modellerde parametrik tabanlı tahmin modeli yarat.

Son kestirimin doğruluğunu arttırmak için çok yönlü tahmin tekniklerini kullanmak en iyi yoldur.



4. Titiz risk yönetimi uygula

Daha öncede çizelge ve çabanın kesinsizliğinden bahsetmiştik. Bunun ötesinde daha birçok risk bulunmaktadır. Öncelikle bütün risklerin tanımlanması gerekir. Tanımlandıktan sonra bu risklere tepki verecek bir plan oluşturulabilir. Her ay bu çizelgeler güncellenerek, risklerin yönetildiğinden ve yeni risklerin tanımlandığından emin olabilirsiniz.

Özet

Uzun projelere bağlı olan belirsizlikler hakkında endişeli olmakta haklisiniz. Buna rağmen sizi daha emniyette hissettirecek birtakım teknikler mevcuttur. Bunlardan bir tanesi elinizden gelen en iyi düşünceyi gerçekleştirerek projeyi planlamışsınızdır ve buna bağlı iyi iletişim sürecine, projenizin doğal ve detaylı sürecini keşfetmek için risk yönetimine ve çizelge yönetimine güvenmişsinizdir.

Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın