Üretim Faaliyetleri Proje Başarınızın Önüne Geçmesin
Proje planlarınız bozulmadan üretim sorunlarını durdurun
Üretim sisteminizi her seviyede destekleyecek bir geliştirme ekibine sahip olmak günümüzde çok yaygın bir durumdur. Bu durumda geliştirici takımınızın ön görülemeyen ve önceden tahmin edilemeyen üretim destek sorunlarını da çözmesi gerekmektedir. Fakat geliştirici takımınızın bu durumlara müdahale etmesi durumunda projenizin planında ve teslim tarihinizde aksamalar olabilir. Böyle durumlar sizi her zaman kötü yönde etkiler.
Bu tarz kabuslar yaşamamak için her zaman iyi bir proje planı hazırlanması gerekir. İyi bir plan, belirsiz olan bileşenleri bile tanımlamanıza izin verir. Fakat bunun yanında liderlik özelliği de proje yöneticisi için gereklidir. Geliştirici takımına bileşenleri analiz etmesi için güven verip onları cesaretlendirmeniz size başarılı proje yolunda değer katacaktır. Yaptığınız planın açık ve net olması, proje sponsorundan, ekibine kadar herkesin anlayabileceği şekilde hazırlanması da önemlidir. Bildiğiniz gibi iyi bir proje yöneticisi takımına bir şeyi en iyi yapmaları için rehberlik eder ve beklenmeyen
durumlarla başa çıkmasını sağlar.
Hem üretim desteği hem de sizin projenizin geliştirici takımı pozisyonlarından sorumlu bir ekibinizin varsa bu ekibinize her yaptığı iş için ayrı ayrı zaman çizelgeleri yapmalısınız. Böylelikle takımınızın üretim desteğinden ne kadar sorumlu olduğunu, proje geliştirme takımından ne kadar sorumlu olduğunu anlayabilir. Böylelikle proje geliştirme takımının haftada ortalama yüzde kaç eforla üretim desteğinden sorumlu olacağı belirlenir. Bu durumlarda yapılması gereken bazı adımlar şunlardır:
1-Gelişmiş ürün kalite planlamasını (APQP) öngörülmeyen, önceden bilinmeyen sorunları düşürmek için nasıl kullanacağınızı öğrenmek
2-Projenin en başında anahtar paydaşları belirleyerek, gelişmiş aşamalara onları bağlı tutmak.
3-Bütün projelerde; özellikle üretim, kalite ve tedarik projelerinde çapraz fonksiyonel bir takım çalışması sağlamak
4-Çizelgemize beklenmedik bir durum tanımlamak
5-Risk yönetimini desteklemek
6-Projeyi geniş bir açıdan bakarak denetlemek ve ürün yaşam evrelerini incelemek
Bunların dışında, faaliyete başlamadan önce öngörülemeyen ve önceden bilinmeyen üretim sorunlarındaki risklerin etkilerini hesaplamalısınız. Ve bu hesapladığınız değerlerin proje programınızda sizi ne kadar aksatacağını proje çizelgenize eklemelisiniz. Örnek olarak, eğer gelişim takımınız 6 haftalık bir süreçte projenize etki edecekse ve 2 haftalıkta üretim destek ile ilgilenecek diye tahminlediyseniz bunu proje çizelgenize toplam 8 hafta olarak yansıtmalısınız.
Faaliyete başlamadan önce:
1-Karşılaşılacak riskleri ve sorunları olmuş gibi varsayıp ona göre davranıp bunun farkına varın.
2-Önemli riskleri vurgulayın ve dengeleme periyodu için sponsorlarınızla konuşun.
3-Faaliyete başlaması için ve zor durumlarla mücadele etmesi için destek takımınızı hazırlayın.
Önceden belli olmayan bu riskler projelerinizin kaynak dağıtımını etkileyerek, çizelgelerin değişikliğine sebep olan gizli bir nedendir. Böylelikle kaynakların projeye dağıtımına ve üretim desteğine zarar gelir. Araştırmalar gösterir ki: paylaşılan kaynakların verimlilik seviyelerindeki önemli bir azalmanın sebebi dışarıya ve geriye doğru olan sabit sıçramalardır. Böyle durumlardan kurtulmak için yaptığımız faaliyet zincir bölgelerinde tampon kullanma, proje süresinin makul kaynak varsayımlarına bağlı olarak tahmin edilmesini sağlar. Aynı zamanda yedek olarak da çizelgenizde kaynaklarla ilgili beklenmedik bir risk planına sahip olmanızı sağlar.
Kariyeriniz boyunca çalıştığınız ekiplerden ve yöneticilerden neler öğrendiniz? Kendi yaptığınız doğrular, başkalarında gördüğünüz yanlışlar neler?Twitter’dan #saglamyonetici hashtagi ile görüşlerinizi paylaşın