Maliyet Yönetimi- Proje Bütçesini Oluşturmada Kullanacağınız Teknikler

Projelere başlarken, projenin toplam maliyetini hesaplamak herkes için kolay değildir. Proje yöneticileri için en büyük zorluk, belirsizliklerin çok fazla olduğu projelerde, proje yönetimi süreçlerini uygulamak ve bütçeyi hesaplamaktır. Proje sponsoruna ve paydaşlara vereceğiniz net bütçeyi hazırlamak için bazı “özel” yeteneklere sahip olmalısınız.

Proje bütçesini hazırlarken kullanacağınız iki temek yaklaşım vardır:

1 - Top-down: Proje bütçesine karar verildikten sonra bunu iş paketlerine paylaştırmayı içerir.

2 - Bottom-up: En düşük seviyedeki iş paketleri oluşturularak, toplam proje bütçesi hesaplanır.

Her iki yaklaşımında kendine göre avantajları ve dezavantajları mevcut. Proje yöneticisi olarak kariyerinizde bütçelerinizi her iki yönteme göre yönetmek durumunda kalabilirsiniz.

Top Down:

Projenin toplam maliyeti için karar verildikten sonra, bütçe iş paketlerine bölünür. Burada unutmamanız gereken nokta: bu süreç tahminlemeden daha fazlasıdır. Bu noktada, ayrılan bütçe ile iş paketindeki faaliyetleri nasıl yapılacağını açıklamanız gerekmektedir. İş paketleri için bütçeyi ayrıştırırken, önceki proje yönetimi tecrübeleriniz size ışık tutacaktır.

Bu tekniğin avantajı, iş paketi için ayrılan bütçe ile aktiviteleri tamamlama gerekliliği olması, proje ekibini tasarruf ve efektif olma konusunda teşvik etmektedir.

Dezavantajları ise, bu teknik bütçeyi yaratan kişinin gerekli tecrübe ve bilgi birikimine sahip olduğunu varsayar. Gerçekçi olmayan bütçenin sonucunda, proje hayat döngüsü içerisinde çakışmalar, planlama ve kapsam dışı sonuçlar ve huzursuzluğun oluşması muhtemeldir.

Bottom up:

Projenin başarı ile tamamlanması için gerekli aktiviteleri tanımlayan Proje ekibi, belirlenen proje bütçesine sahip olan son kişidir. Bu teknikte, en düşük seviyede iş paketleri tespit edilip toplanarak proje bütçesi hesaplanır. Her bir iş paketi için doğrudan ve dolaylı tüm masraflar hesaplanır.

Bu tekniğin avantajı, eğer iş paketi içerisinde herhangi bir kalemi gözden kaçırmadıysanız kesin olmasıdır. Bütçenin hesaplanmasında takımı sürece dahil etmeniz morallerini yukarıya çekecektir. Bu tekniğe katılımcı bütçeleme de denmektedir.

Dezavantajı ise, projenin tamamlanması için gerekli aktivitelerin ve dolaylı masrafların tümünü listelemenin zor olmasıdır. Özellikle projenin ilerleyen dönemlerinde ortaya çıkacak masraflar gözden kaçabilir.

Farklı Maliyet Çeşitleri:

Proje yöneticilerinin bütçe hesaplamalarında dikkate alması gereken iki çeşit maliyet tipi vardır:

Doğrudan Etkileyen:

Bu başlık altındaki maliyetler kolayca proje yöneticisi tarafından hesaplanabilir ve projeye şarj edilebilir.

·  İş Gücü(Ekip)
·  Danışmanlık ve eğitim ücretleri
· Ham madde
· Yazılım lisansları
· Seyahat

Dolaylı masraflar:

Bu başlık altındaki masraflar genellikle tek bir projeye etki etmezler ve toplam proje bütçesine belirli bir oranda dahil edilirler.

· Telefon konuşmaları
· Ofis kiraları
· Ekipmanlar
· Sigorta

Yazı Dizimizin bu bölümünü burada sonlandırıyoruz. Önümüzdeki günlerde rezerv analizi, bütçe tahminleme teknikleri ve kontrolü ile devam edeceğiz.

Etiketler

Yazarın Diğer Yazıları

Maliyet Yönetimi- Proje Bütçesini Oluşturmada Kullanacağınız Teknikler

PEM 360

Yorum Yaz