Yönettiğiniz projeleriniz zamanında, belirlenen kalitede ve bütçeye göre teslim ediliyor mu? Doğru proje yönetimi yazılımıyla kaynakları tahsis ettiğinizden ve planlamaları yönettiğinizden, böylece tutarlı bir şekilde proje zamanı, maliyeti ve kalite hedeflerini karşıladığınızdan emin olabilirsiniz. Çeşitli proje yönetimi yazılım opsiyonlarını ve organizasyonlarınıza yararları ile ilgili daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin.
Proje takip özelliği ile planlama ve görev tahsisi yönetimi
Kim ne yapar? Ne zaman yapılır? Ne kadar bir süre bunu yapmamız gerekir ve görev bitiminde nerede oluruz?
Görev tahsisi ve planlama.
Görev tahsisi ve planlama işini yönetmek karmaşık olabilir. Bu karmaşıklıkla başa çıkmak için proje yönetim yazılımında farklı planlama model ve yaklaşım çeşitleri görülebilir. Kontrol ve yapılması gerekenler tarzındaki liste kayıtları yaygındır. Takvim araçları genellikle direkt olarak proje yönetim yazılımları tarafından oluşturulur, fakat 3. parti takvimlerin entegrasyonu da aynı şekilde yaygın değildir.
Görev tahsisi sırasında, zaman dilimine dayalı işi süzgeçten geçirme yeteneği, ortada çok fazla görev belgesi varken planlamalarla başa çıkmak için önemli temel bir özelliktir. Aynı şekilde çoğu sistem, yaklaşan görevleri, görev tamamlamalarını ya da diğer göstergelere ilişkin uyarı bildirilerini kapsamaktadır.
Gantt şemaları.
Gantt şemaları görevler arasındaki bağlantıları göstermek için proje yöneticilerinin başvurduğu en önemli araçlardandır. Gantt şemaları diğer çalışmalar yapılmadan evvel tamamlanması gereken işlerin arasındaki bağlantıyı görsel olarak sunar. Gantt şemaları aynı zamanda projenin kilometre taşlarının tamamlanmasını takip etmede faydalıdır.
Süreç takibi.
Proje çıktılarını takip süreci projenin nerede tamamlanmaya yakın olduğunu çabucak tanımlar. Görev tamamlama tabloları yaygın içeriklerdir. Tablolar hangi iş paketlerinin kaldığını gösterdiği gibi genellikle projeyi tamamlamak için gereken yüzdeyi de gösterir.
Zaman takibi.
Proje yönetmenin büyük bir kısmı zamanı yönetmektir. Çoğunlukla zaman takibi proje tamamlanışını gözlemleme ve gelecek görevlerin projrde ne kadar süre yer aldığını belirleyebilme gibi dahili takip süreçleri için kullanılır. Zaman aralıklarını belirleme ve zamanı ölçmeye yarayan içerikler çoğu zaman proje yönetimi metodolojisi tarafından sağlanan yararlar arasında bulunur.
Kaynak paylaşımı.
Proje kaynakları çoğunlukla ekibin yetenek ve zamanının ötesine geçer. Sıklıkla size verilen materyal ve ekipmanlar ile projeyi tamamlamanız gerekir. Projeniz için ekstra kaynak sağlama, izleme ve yönetme yeteneği başarılı bir proje yöneticisi için önemlidir.
İletişim araçları ve belge yönetim yazılımı ile yaratıcı iş birliğine teşvik etme
Proje paydaşları arasında belge ve fikir alışverişini nasıl etkili bir şekilde yönetirsiniz? Proje üyelerinin yaygın kaynaklar üzerinde çalıştıklarına nasıl emin olabilirsiniz? Proje çıktıları paylaşıldığında şeffaflığı ve mesuliyeti nasıl sürdürürsünüz?
Geçmiş deneyimlerinizde de gördüğünüz gibi, güçlü proje iletişimini kolaylaştırmak için her yerde engeller var. Organizasyonunuzun diğer iş partnerleriniz veya departmanlar arası kişilerle iletişimini yönetmeniz gerekebilir. Bu, proje yöneticileri ve ekip üyeleri için zorlayıcı olabilir, özellikle de çoklu projelere yardımda bulunanlara...
İyi haber şu ki proje iletişimi, belge yönetimi ve toplanmayı kolaylaştırmak için her zamankinden daha fazla yazılım opsiyonu mevcut. Şimdi onları biraz daha derinden inceleyelim:
Mail ve mail entegrasyonu. Mail temelli bir iletişim sistemi çoğu proje yönetimi iletişim ve işbirliği aracının merkezidir. Bir çok üründe mail entegrasyonu, kullanıcıların maillerini standart mail alıcılarından (Outlook, Gmail gibi) ulaşmalarını sağlar.
Mesaj panelleri, wiki’ler ve hızlı mesajlaşma.Mail bir çok proje işbirliği ve iletişim sisteminin kalbi iken, iletişim için tek mekanizma değildir. Wiki’ler, sıklıkla sözü edilmesi gereken ya da sürekli güncellenmesi gereken belgeleri tutmada kullanışlı olabilir. Mesaj paneli ve forumlar, direk mesajlardan daha etkileşimli tanıtım yapabilir. Hızlı mesajlaşma, isminin verdiği yararları sağlar - ki proje üyelerinin direk kaynak üzerinden hızlıca iletişim kurmalarını sağlar.
Belge yönetimi.Proje yaşam döngüsünde uygulanan teknik ve süreçlerin büyük kısmı, önem derecesi yüksek çıktıların oluşumunu içerir. Belge yönetimi 3. parti dosya paylaşım siteleri ile çözülebilir fakat bununla birlikte bazı problemler içermektedir. Entegre Belge yönetim sistemleri ile bir çok avantajdan faydalabilirsiniz. Çoklu dosya formatı desteği, değişim geçmişini tanımlayan denetim yolları ve yaygın belgelerde paylaşılmış erişim daha sağlam çözümler sunar.
Toplantı koordinasyonu: Web konferansları, işitsel konferanslar ve ekran paylaşımı teknolojileri, sıklıkla çok daha ulaşılabilir ehil çözümler ortaya çıkarır.
Diğer adımlara geçişProjenizi zamanında, kaynaklara ve kapsama uyarak, belirlenen kalite standartlarında teslim etmek ister misiniz? Modern Proje Yönetiminin En Önemli Araçlarından Olan MS Project ile Proje
Hedeflerinize Sağlam Adımlar ile Ulaşın!