Proje yönetim ofisini hayata geçirmeden önce, ilk olarak proje yönetim ofisinin ne için var olacağına ve kapsamına karar vermelisiniz. Bu temel unsurlar olmadan geri kalan yapacağınız tüm faaliyetler tehlikeye düşecektir. Bu size yaptıklarınızda ve yapacaklarınızı neden ve niçin yaptığınızı net bir şekilde anlatmanızda yardımcı olacaktır.Bu bilgiler herkesin (müşteriler,paydaşlar ve kendi personeliniz) ortak bir beklentisidir.
Aşağıda Proje yönetim ofisini tanımlamakta kullanılan belli başlı bileşenleri göreceksiniz.
Misyonumuz: Proje yönetim ofisinin ne olduğunu nasıl çalıştığını ve kimler için çalıştığını tanımlayın. Proje yönetim ofisine düzen ve mantıklı süreçler kazandırmak işletme için önemli bir değerdir. Proje yönetimi ofisi misyonunuz için şöyle bir örnek verilebilir : "Acme" Proje yönetim ofisi yöneticilerini projelerini daha hızlı ve daha yüksek kaliteyle sunmalarını için desteklemektedir.
Sponsor: Hemen hemen tüm organizasyonlar sponsor desteğinden yararlanamamaktadır ancak proje yönetim ofisi sponsor desteğine sahiptir.Sponsor genellikle proje yönetim ofisi fonlarından sorumlu olan kişidir ve birçok durumda sponsor proje yönetim ofisinin bildirdiği yöneticidir.
Müşteriler: Müşteriler sizin proje yönetim ofisinizin sağladığı servis ve hizmetlerden yaralanan ana bireyler ya da gruplardır.Birçok paydaşınız olmasına rağmen müşterilerinizin kim olduğunu tespit etmek çok önemlidir. Proje yönetim ofisi iş hedeflerini ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için müşterilere gereken önemi vermelidir.
Paydaşlar(Ortaklar): Bunlar proje yönetim ofisinin sağladığı ürün yada hizmetlerin kısmi hisselerine sahip kişi veye kişi gruplarıdır.Organizasyonun içinde çalışabilirler ancak tam olarak proje yönetim ofisi çatısı altındadır diyemeyiz.
Amaç: Amaç kısa süre içinde ya da belirli süreye kadar proje yönetim ofisinin neleri başaracağını gösteren, tanımlayan bir ifadedir.Amaçlar yazılı bir şekilde bulundurulmalıdır ki dönem sonu gelindiğinde bu amaçlara ulaşıp ulaşılmadığı değerlendirilebilsin.
Ürünler / Hizmetler: Ürünler proje yönetim ofisinin ürettiği somut ögelerdir. Servisler ise somut bir öge ile sonuçlanmayan ancak paydaşlara yada müşterilere verilen hizmetleri temsil eder. Hizmetler diğer insanlarla sürekli iletişim halinde kalınarak insanların ihtiyaçlarının karşılanması sonucu ortaya çıkan değerdir.
NOT: Bir organizasyon değerlendirilirken proje yönetimi ofisinin sunduğu ürünler ve hizmetler göz önünde bulundurulmalıdır.
Geçici Faaliyetler: Geçici faaliyetler proje yönetim ofisini uygulamak için gerekli olan belirli faaliyetler ve projelerdir. Eğer proje yönetim ofisi yeni ise bu faaliyetler yeni çalışanlar ve organizasyon için düzenlenmelidir. Bu faaliyetler daha önceden organizasyon değerlendirilirken ortaya konulan ürün ve hizmetlerleri oluşturmak için tasarlanmıştır.Organizasyonun diğer yönleri ise şöyle tanımlanabilir: proje yönetim ofisi vizyonu , ilkeleri , hedefleri ,becerileri, rolleri ve sorumlulukları.
Paylaşmak Güzeldir