Triple Constraints (Üçlü Kısıtlar)

· Time (Zaman)
· Budget (Bütçe)
· Scope (with quality) (Proje Kapsamı)

Birçok proje yöneticisi artık sadece projeleri zamanında, bütçeye uygun olarak ve proje kapsamı içinde teslim etmek projenin başarısını göstermek için yeterli değildir diye düşünüyor ve şu sıralar bir diğer gösterge olarak müşteri memnuniyeti ile ilgilendiğini belirtiyor. Hatta proje harcamaları sınırı geçse, projenin kapsamı değişse ve zaman uzasa bile müşteri memnuniyetinin bir kıstas olarak kullanılmasını gerektiğini de ekliyor. Hangi diğer ölçütleri proje yönetimi takımına yen katılanlara inandırıcı bir biçimde anlatabileceğini soruyor.



Genellikle PMPlerden gelen yorumlara bir kısım proje yöneticisine göre müşteri memnuniyeti proje yöneticileri tarafından dikkate alınmaması gereken bir ölçüt. Bu yorumlara göre önemli olan beklenen sonucu başarmak müşteri memnuniyetini de getiren ana ölçüt ve eğer proje hedeflerini karşılamıyorsa , proje yarar sağlamaz. Ayrıca üçlü kısıtlar olarak kapsam, zaman çizelgesi, kaliteyi ve riski kapsayan bütçe proje yöneticilerinin kullandığı tek kontrol ölçütü olmalıdır, bu ölçütler başarıyı tanımlar. Müşteri memnuniyeti proje yöneticisi ve sponsoru arasındaki üç temel kısıta bağlı anlaşmanın rolüdür bu nedenle genelde proje yöneticisi bu konu üzerinde kontrol sağlamaz.Eğer sizin kontrolünüz altında olmayan bir işin sorumluluğunu alırsanız muhtemelen başarısız olursunuz ve yeni proje yöneticilerini kendi sorumlulukları dışında görev almaya iterseniz onlara kötülük yapmış olursunuz.

Ek olarak çoğu şirketin proje sonunda paraya yani son ürüne baktıkları gerçeğini unutmamak lazım ayrıca bu denklem projenin maliyetine oranla yararına da bağlı. Yararları ve maliyeti pek çok değerle değiştirmek mümkün, mesela bunlar kayıp zaman, müşteri memnuniyeti olabilir, burada prensibinizi yönlendirmek çok basit. Bir de projenizin değerini nasıl topladığınız ve bu değerleri hedeflerinizi gerçekleştirmek için nasıl düşündüğünüz önemli bir etken. Markowitzin Portfolyo teorisine göre, öncelikle portfolyo yatırım stratejinizi belirleyin ve bundan sonra projenizin nasıl bununla bağlantılı olduğunu düşünün. Yeni bir tekerlek icat etmenize gerek yok böylece kendi değerlendirme prensiplerinize ulaşırsınız.

Buna karşın forumlara ve sosyal sitelere baktığımızda asıl amacın kontrolü dışındaki öğeleri kontrol etmek değil, proje takımının projeyi etkileyen soyut varlıkların da farkında olmasını istediğini söylüyor. Eğer müşterilerin sonuçtan memnun olmaması durumu varsa üç kısıtın çok da önemli olmadığını belirtiyor. Proje yöneticileri müşteri memnuniyeti anketleri yapmaya başladıklarını ve bu anketlere göre müşterilerin proje yöneticilerinden daha fazla şey beklediklerini söylüyor. Hiçbir şirket parasının boşa harcanmasını istemez fakat şirketler danışman firmaların paydaş firmaları etkileyen soyut faktörleri göz ardı edip sadece projeyi zamanında ve bütçeye teslim etmesinden yorgun olduklarını belirtiyor. Mutsuz bir paydaş (stakeholder) memnun olamamış bir müşteridir.

Bkz. PMO Yöneticileri ve İdareciler Neden Uzlaşamazlar?

Bu görüş ve fikirlerden sonra konu ile ilgili karşılaşılan diğer yorumları özetlemek gerekirse:

Müşteri tepkileri, sürdürülebilirlik, güvenlik ve “üçlü kısıtlar” olarak maliyet, zaman çizelgesi, projenin ortasında ve sonunda kalite(kapsam) ölçülmeli. Düzeltmelerle birlikte orta noktada ölçüm proje başarısını getirir.
Proje yönetiminde üçlü kısıtlardan daha farklı olarak, insan, süreç, teknoloji ve sıralama ölçütleri uygulanabilir.(people, process, technology and alignment)

• “People” insanların son ürünü nasıl kabul edeceklerini ve bunun için ürünün nasıl hazırlanması gerektiğini anlatan kısımdır. Bu kısım kalite, kabul edilebilirlik, uygunluk, eğitim ve organizasyonel değişiklikleri belirtir. Böylece son müşterinin ürün pazara çıkınca ürünü nasıl karşılayacağı anlaşılmış olur.
• “Process” kısmında süreçlerin ve metodların üçlü kısıtlar kapsamında nasıl gerçekleştirildiği geleneksel proje yönetimi metriklerine bağlı olarak değerlendirilir.
• “Technology” kısmında ise teknolojik dizaynın ve gelişimin nasıl olduğu incelenir. Ürün teknoloji verimliliği açısından ihtiyaçları karşılıyor mu, performansı özelliklerini karşılıyor mu gibi sorulara cevap aranır.Bu durumda “elegant design” olabildiğince basit fakat ölçülebilir, bakım yapılabilir olmalıdır.
• Son aşama “alignment” son ürünün organizasyonun stratejik kısıtlarının gerçekleştirilmesi ve geliştirilmesine göre mi sıralanıyor bu durumun göstergesidir.

Üçlü kısıtlar göz önünde bulundurularak, yeni proje yönetim takımınıza müşterilerle ve sponsorlarla nasıl çalışacakları, projenin yararlarını nasıl yöneteceklerini ve dağıtacaklarını da öğretmelisiniz. Bu sorumluluklar proje yöneticilerinin görevidir. Proje yöneticisi somut ve soyut yararları kısa dönem ve uzun dönem planları olarak belirlemek zorundadır. Risk ve projenin kalitesi de göz önüne alınması gereken ölçütlerdir.

Üçlü kısıtlara bir de dördüncü olarak müşteri memnuniyeti eklenmelidir. Müşteri ve paydaşların ihtiyaçlarını belirleyip bunları ulaştırmadan başarılı bir proje mümkün değildir.

Proje yöneticileri büyük resmi anlayabiliyorlar mı, müşteri bu projeden ne bekliyor ve ürünün piyasadakilerden farkı ne olacak, prototip yeterli mi yoksa bunlara ek olarak ne eklenmeli, müşterilerden ne kadar sürede prototipi geliştirmek için feedback alınmalı gibi soruların yanıtını da bulmalı.Artık proje yöneticileri eskisi gibi değil çok daha fazla sorumluluğa sahip.

Bkz. 2014 PMO Trendleri

Bugünlerde projenin başarısı rekabet eden ihtiyaçlara göre belirleniyor. Müşterinize tedarikçi olarak hangi değeri sağlayabileceğinizi bilmeniz başarıyı sağlıyor. Müşteri neye değer veriyor ve sizin organizasyonunuz neye değer veriyor başarı için bunu bilmek önemli bir etken. Bu değer dengesini kurmak gerekiyor.

Üçlü kısıtlamalar geçerli olacaktır. İşin sonucu ve hedefine ulaşmak bir amaçtır bir kısıt değil. Projeyi başarı ile istenen sonuçlarla bitirmek için üçlü kısıtlara bakmamız lazım. Bu kısıtları etkileyecek ve bunlara bağlı olan muhtemelen pek çok etken vardır. Kısıtlarda yapılacak herhangi bir değişim diğerlerini de etkileyecektir.

Bu üç kısıta ve müşteri memnuniyetine ek olarak proje başarısını etkileyecek birkaç tane daha ek ölçüt vardır. Bunlar proje görevlilerinin desteği ve memnuniyeti, proje verisi ve dışarıdan üçüncü veri sağlayıcılardır. Proje görevlileri destek ve memnuniyetleri ile projede gösterilen çabanın kalitesini belirlerler. Projenin verilerinin depolanması ve zaman geçtikçe de datalara ulaşılabilmesi projenin kalitesi için önemlidir. Ne kadar çok data toplanırsa proje için o kadar iyidir. Bir diğer ölçüt olan dışarıdan üçüncü veri sağlayıcılar tedarikçiler ve servis sağlayıcılarının satın alım süreçlerini takip etmesini kapsayan ölçüttür. Tedarikçilerle ve servis sağlayacılarla olan ilişkiler de proje sonucunun kalitesini etkileyen bir ölçüttür bu nedenle iş ilişkilerinin başarılı şekilde dengelenmesi önemlidir.

Bkz. Tedarik Yönetimi Kontrolü

Dr. Shenhar üçlü kısıtların proje başarısında sadece bir kıstas olduğunu bütçe ve zaman planına uygun olarak başarılan projelerin başarısız sonuçlarla bitebileceğini savunuyor. Ayrıca geç biten ve plandan daha fazla maliyetle biten projelerin iş anlamında muhteşem sonuçları olabileceğini de ekliyor.Bu duruma Microsoft Windowsdan örnek veriyor, Microsoft Windowsun da pek çok kez geciktiği ve yüksek maliyetle bittiğini söylüyor fakat başarısı ortada.



Kitapta önerilen iskeletin beş ana maddesi ise şöyle:

1. Verimlilik: Proje üçlü kısıtlara göre tamamlanabiliyor mu sorusuna cevap veren madde.
2. Müşteri üzerindeki etkisi: Projenin sonuçları insanları nasıl etkiliyor? Müşteriler bu sistemi kullanıyor mu? Müşterinin durumunu geliştiriyor mu? Gibi sorulara cevap bulan madde.
3. Proje takımı üzerindeki etkisi: Proje takımı projeden nasıl etkileniyor. Proje takımının ruhu proje zamanı ve sonunda nasıl? Proje takımı üyeleri proje sırasında yeteneklerini geliştiriyorlar mı?
4. İşin sonuçları: Hangi kapsamda projenin sonucundaki ürün işletmenin başarısını sağlıyor?
5. Geleceğe hazırlık: projenin uzun zamandaki getirileri faydaları.

Sonuç olarak özetlemek gerekirse, yorumlarda genelde üçlü kısıtların proje başarısında bir etken olduğu fakat bunların üzerine ek kısıtların eklenebileceği tartışılmış. Üçlü kısıtları reddetmeden müşterilerin ihtiyaçlarını da karşılayacak şekilde proje yönetimi yapmak mümkün. Proje yönetimi konusunda artık proje yöneticilerinin daha çok yetkisi var ve kapsam daha geniş.

Proje Yönetimi ve İş Analizi Disiplinlerini Nasıl Entegre Edeceksiniz? Bu iki metodolojinin ortak yanları neler? Kafanızı kurcalayan bütün soruların cevabı bu e-kitapta! İndirmek İçin Tıklayın