Başlangıç toplantısının amacı, projede herkesin kendi rolünü anladığından, proje amacının herkes tarafından açıkça anlaşıldığından emin olmak ve nihayetinde projenin başladığını bildirmektir.Bu toplantıda belirtilmesi gereken önemli bir kaç nokta vardır:
Proje ekibinin kendini tanıtması:
Projede yer alacak ve aynı görevi paylaşan kişiler kendilerini tanıtırlar. Böylece işe koyulmadan kişiler arasında belirli bir aşama kaydedilir ve olası anlaşmazlıkların önüne geçilir.
Projedeki görevlerinin tekrar anlatılması:
Projedeki risklerin, kapsamın ve tahminlerin tekrar anlatılmasını, gündeme getirilmesini içerir. Takım arkadaşları arasında paylaştırılan görevlerin ve sorumlulukların tartışılması ve herkes tarafından anlaşılması gerekmektedir. Eğer takım içinden bir kişinin bile olsa kafasında soru işareti varsa, bu soru işareti giderilene kadar tartışılmalı ve kesinlikle hiç kimsede belirsizlik olmamalı.
Projenin kapsamı ve bitiş süresi üzerinden tekrar geçilmelidir
Bu süre ve kapsamın ne kadar hassas olduğu tekrar tekrar belirtilmelidir. Herkesin kısa süre içerisinde neler yapabileceğini anladığından emin olmalısınız. Elbette ortaya bazı sorular çıkacaktır, bu soruları sabırla ve net bir şekilde yanıtlayın. Kişilerin kendi konularıyla ilgili özgün sorularını sormasına izin verin.
Projenin henüz başlamadığı ancak en kısa süre içerisinde başlayacağını belirtmelisiniz.
Başlangıç toplantısı için sponsorların ve paydaşların katılması önemlidir. Eğer çok kalabalık olacaksa sadece belirli kişilerin katılması uygun görülebilir. Daha sonra mini bir başlangıç toplantısı daha yaparak ilk yaptığınız toplantıya katılamayan katılımcılarla bir araya gelebilirsiniz. Çoğu başlangıç toplantısı 1 ya da 2 saat sürmesine rağmen bazı özel durumlarda toplantı günlerce sürebilir. Bunun sebebi ise projelerin çok fazla ayrıntı içermesidir.
İyi İzlenim!
Ekip ve paydaşlar üzerinde iyi bir izlenim bırakmak için bu toplantı büyük bir şanstır. İyi bir izlenim için iyi hazırlanılmış başlangıç toplantısına ihtiyacınız vardır. Bu toplantıda sorulan tüm sorulara eksiksiz yanıt vermeli ve toplantıya iyi hazırlandığınızı göstermelisiniz..Bu toplantıda belirtilmesi gereken önemli bir kaç nokta vardır:
Proje ekibinin kendini tanıtması:
Projede yer alacak ve aynı görevi paylaşan kişiler kendilerini tanıtırlar. Böylece işe koyulmadan kişiler arasında belirli bir aşama kaydedilir ve olası anlaşmazlıkların önüne geçilir.
Projedeki görevlerinin tekrar anlatılması:
Projedeki risklerin, kapsamın ve tahminlerin tekrar anlatılmasını, gündeme getirilmesini içerir. Takım arkadaşları arasında paylaştırılan görevlerin ve sorumlulukların tartışılması ve herkes tarafından anlaşılması gerekmektedir. Eğer takım içinden bir kişinin bile olsa kafasında soru işareti varsa, bu soru işareti giderilene kadar tartışılmalı ve kesinlikle hiç kimsede belirsizlik olmamalı.
Projenin kapsamı ve bitiş süresi üzerinden tekrar geçilmelidir.
Bu süre ve kapsamın ne kadar hassas olduğu tekrar tekrar belirtilmelidir. Herkesin kısa süre içerisinde neler yapabileceğini anladığından emin olmalısınız. Elbette ortaya bazı sorular çıkacaktır, bu soruları sabırla ve net bir şekilde yanıtlayın. Kişilerin kendi konularıyla ilgili özgün sorularını sormasına izin verin.
Projenin henüz başlamadığı ancak en kısa süre içerisinde başlayacağını belirtmelisiniz.
Başlangıç toplantısı için sponsorların ve paydaşların katılması önemlidir. Eğer çok kalabalık olacaksa sadece belirli kişilerin katılması uygun görülebilir. Daha sonra mini bir başlangıç toplantısı daha yaparak ilk yaptığınız toplantıya katılamayan katılımcılarla bir araya gelebilirsiniz. Çoğu başlangıç toplantısı 1 ya da 2 saat sürmesine rağmen bazı özel durumlarda toplantı günlerce sürebilir. Bunun sebebi ise projelerin çok fazla ayrıntı içermesidir.
Ekip ve paydaşlar üzerinde iyi bir izlenim bırakmak için bu toplantı büyük bir şanstır. İyi bir izlenim için iyi hazırlanılmış başlangıç toplantısına ihtiyacınız vardır. Bu toplantıda sorulan tüm sorulara eksiksiz yanıt vermeli ve toplantıya iyi hazırlandığınızı göstermelisiniz.