Proje Yöneticisi Olmak Ne Demektir?
Projede belirlenen bütçe, zaman ve maliyet çizgisinde bitirecek, müşteri memnuniyetini sağlayacak ve nihayetinde projeyi başarıyla teslim edecek bir proje yöneticisi mutlaka bulunmalıdır. Bu kişi proje hakkındaki tüm sorulara ve tartışmalara cevap verebilecek nitelikte olmalıdır. Projedeki tüm süreç ve çıktılarla ilgilenmek zorunda olmasa da, iş akışını ve sürecini yönetmek zorundadır.
Proje yöneticilerinin seçimine nasıl karar verilir?
Geçmiş: Proje yöneticisinin mutlaka geçmişte başarılı bir projede çalışmış olması gerekir. Ayrıca aldığı eğitimler, katıldığı konferans ve seminerler de seçim esnasında önemli faktörlerdir. Network, seçim için herkesin dikkat ettiği bir nokta olmasa da, kritik anlarda size avantaj sağlayabilir.
Uygunluk: Bahsi geçen projenin, yöneticinin uzmanlık alanı ve iş sorumluluklarıyla bağdaşması gerekir. PMI Standartlarıyla proje yönetimi eğitimleri almış ve PMP Sertifikasına sahip kişiler, sektör gözetmeksizin projeleri belirli standartlara göre yönetebilme becerisine sahip olur.
Amaca uygunluk: Yönetici, bu projeyi belirlenen kısıtlarda(kapsam, zaman, maliyet), belirlenen ekiple ve destekle yönetecek yeteneğe ve isteğe sahip olmalıdır.
Proje yöneticisinin diğerleriyle etkileşimi nasıl olmalıdır?
Proje yöneticisi diğerleriyle proje kapsamını, proje planını ve bütçesini belirlemek için koordine şekilde çalışarak, ekibin görev ve sorumluluklarını belirler.
-Bir ürün ya da hizmet daha önceden üretilmişse;
Ne kadar üretilmişti?
Müşteri daha fazla miktarda talepte bulunmuş muydu?
-Fon kaynakları nedir? Hangi hesaplar kullanılacak?
-Ne tür bir dağıtım şekli uygulanacak?
Bu tür bilgileri ekipteki ve organizasyondaki farklı kişilerden öğrenerek süreçleri hızlandırabilir.
Proje yöneticisi, projeyi programlar. Bu diğer takım üyeleriyle istişare gerektiren bir iş birliği sürecidir. Tüm takım üyelerini içeren bir zaman çizelgesi taslağı oluşturulmalıdır. Diğer çalışanlara danışılarak, gerekirse bu taslak revize edilmelidir.
Projedeki tüm faktörler iyice analiz edilmeli, bu faktörlerin projenin teslim tarihini etkileyip etkilemeyeceği belirlenmelidir.
Proje bitiminde bütçe kontrolü yapılmalı, son ödemeler onaylanmalıdır. Projede sorunlar varsa bu konuda satın alma departmanı ile iletişime geçilmeli, sorunlar iyice analiz edilmelidir. Geri dönüşler iyice değerlendirilip bir dosya haline getirilmelidir. Bu raporlamalar proje bitiminden sonra en kısa sürede yapılmalıdır, bu şekilde ayrıntılar unutulmayacak, daha sağlıklı bir raporlama elde edilmiş olacaktır. Bu raporlama; maliyetleri, katılan kişileri ve nihai ürünün birkaç kopyasını içerir.
Proje yöneticisinin denetçilerle iletişimi nasıl olmalıdır?
Yönetici projenin teslim tarihini, bütçe sonuçlarını, projede meydana gelen sorunları denetçiye bildirmek zorundadır.
Proje süreci içerisinde meydana gelecek önemli gelişmeleri vaktinden önce öngörebilmeli ve denetçilere bildirmelidir.
Proje sonunda nihai ürünün bir numunesi denetçiye sunulmalıdır.
Bilinçli bir proje yöneticisi için;
Geri zamanlama; Bu karışık bir prosedür olsa da size çok değer katacak bir araçtır. Ürünü elinize almak istediğiniz tarihi belirleyip bu tarihten geriye doğru bir planlama oluşturulur.
Dağılım Planlama; Bu çıktıdan kim sorumlu? Kimler bu çıktıya ihtiyaç duyuyor? Kişiler bu çıktıyı nasıl alacaklar ve biz onlara nasıl bildireceğiz?
Proje Akış Levhası (PAL); Birçok önemli listeyi içeren bir editördür. Proje yönetiMİ, web yayıncılığı, tasarım ve üretim kontrol listesini içerir. Bu editör takım için oluşturulacağı gibi kendi özel editörünüzü de oluşturabilirsiniz.
Onaylar: Projedeki belirli adımlarda(dizayn, ürerim, dağıtım vb.) kimlerin son onayı vereceği belli olmalıdır. Son çıktılar teslim edilmeden önce, proje yöneticisi her şeyin belirlenen standartlara uygun olduğundan emin olmalıdır.