İletişim Yönetimi - Proje Toplantılarınızı Nasıl Geliştirirsiniz ?

İletişim Yönetimi - Proje Toplantılarınızı Nasıl Geliştirirsiniz ?

1. Bir toplantı gündeminiz olsun

Toplantılarınız için belirlenmiş bir gündeminiz olması toplantınızı zamanında bitirmek için hedefe odaklanmanıza yardımcı olacaktır. Gündeminiz aynı zamanda toplantınız için tartışılacak konuları atlamamanız için size hatırlatır. Gündemi katılımcılarla önceden paylaşarak onların da hazırlıklı gelmelerini sağlayabilirsiniz.

Bkz. Projenizin Kötü Gittiğine Dair 4 İpucu

2. Katılımcılarınız için erken rezervasyon yapın

Proje çalışmalarınızın çok yoğun olacağı dönemler gelecektir. Toplantıların aksamaması için katılımcılarınıza erkenden toplantı zamanlarını bildirin veya onların ortak takvimlerine olabilecek en erken zamandan işleyin. Projelerde toplantıların düzenli olması size de fayda sağlayacaktır. Aynı gün aynı saatte orada olacaklarını bilen ekip bu düzene alışacak ve kendileri olmasa da ilgili birini yerlerine göndermek için önceden hazırlıklı olacaklardır.

Bkz. Proje Başlangıç Toplantısının Önemi

3. Teknolojiyi kullanın

Özellikle ekibiniz bir arada değil ise proje toplantılarınızı yapmak size daha da zor gelecektir. Teknolojiden yararlanın ve anında mesajlaşma, telekonferans, forumlar veya özel proje yönetim yazılımları kullanarak ekibin ilerlemelerden haberdar olmasını sağlayın ve paylaşımda bulunun.

Bkz. Mutlu Proje Yöneticisi Yazı Dizisi-IV

4. Herkesin katılımını sağlayın

Proje toplantılarınızın yeterince faydalı olmamasının ana sebeplerinden biri de herkesin eşit katılım göstermemesidir. Çoğunlukla bir veya iki kişi toplantıyı domine ederler ve diğerleri de çok fazla söz alamaz. Herkesin sesini duyurabileceği bir toplantı olmasını sağlayarak tüm birimlerden ilerleme durumlarını alabilir ve sorunlarını anlatmalarını sağlayabilirsiniz.

Bu sayede farklı bakış açılarına sahip olur ve daha üretken bir toplantı yapmış olursunuz. Bunu sağlamanın yollarından biri, herkese eşit konuşma süresi vermektir. Örneğin 5er dakika konuşma süresi kısa gibi görünse de hem yeterince uzundur, hem de sözü fazla uzatmadan konunun paylaşılmasını destekler.

Bkz. 5 Adımda Ekibinizin Özgüvenini Arttırın

5. Yapılacakları çıkarın ve takip edin

Toplantıların anlamlı olmasını sağlayan şey, sonucunda aksiyon alınmasıdır. Toplantınız sonucunda kararlaştırılan aksiyon maddelerini not alın ve sorumlularını belirleyin. Eğer bu işi siz yerine getiremiyorsanız, başkasına devredin. Proje toplantılarınız için toplantı tutanaklarını tutun ve bunu da katılımcılar ile paylaşın.

En önemlisi ise aksiyonların durumlarının bir sonraki toplantıda takip edilmesidir. Bunun için Gündeminiz ilk sırası “Önceki toplantıda belirlenen kararlar” olmadır. Bu katılımcıların aksiyon durumlarına ilişkin bilgileri paylaşmaları gerekeceğini onlara hatırlatacaktır.

PEM 360

Bu konuda yapılmış yorum bulunmamaktadır.
İlk yorumu siz yapmak için aşağıdaki formu doldurun.

Yorum Yaz