Kaynak: http://www.techrepublic.com/blog/it-consultant/the-three-best-lessons-i-learned-from-a-failed-project
Proje başarısızlıkları tamamıyla boşa harcanan zaman anlamına gelmez -- bu deneyimler size gelecek projenizi başarılı hale getirmek için ne yapmamanız gerektiğini öğrenmede yardımcı olacaktır.
Proje başarılarının altını çizmek herkesin hoşuna gider, ancak tüm deneyimli proje yöneticileri, kariyer hayatlarında en az bir defa başarısızlığın veya problemli bir projenin parçası olmuşlardır. 2009 Kaos Raporları, iş hedefine ulaşmak için projelerin %66’sının iddialı veya başarısız olduklarını göstermektedir.
Proje başarısızlıkları, başarılı olarak lanse edilip, uygulamaya geçirilebilirdi. Ancak proje hedefleri, çok fazla değiştirilmiş kapsam ve iptal olmuş proje çıktıları sebebi ile bazı “yön değiştirici” stratejilere maruz kalmıştır. Bunun sonucunda sponsor ve üst yönetim desteğinden mahrum kalmış ve gerekli kaynaklar ayrılmamıştır.
Bkz. Proje Bütçesini Oluşturmada Kullanacağınız Teknikler
Tanıdık mı Geliyor? Bu tarz projelerden nasıl dersler çıkardanız? Paylaşabilirsiniz
Bkz. Profesyonel Proje Yönetimi ve Başarı Hikayeleri- Motivasyon
Başarısız bir projenin parçası olduğunuz zamanlar stresli ve oldukça zor günler geçirirsiniz, ancak ileriki proje başarılarınızda sizi yönlendirmeye yardımcı olacak bir çok ders alma fırsatınız olur. Aşağıdakiler gibi…
1. Proje çizelgesi en iyi arkadaşınız olmalı
Proje başarısızlıklarının ve ıskalanmış tarihlerin öncü nedeni detaylı bir proje zamanlama tablosunun eksikliğidir. Proje yöneticisi idari yönetim için kilometre taşı planlamaları ve Gantt şeması hazırlayabilir; ancak yönetici, şemaları doğrulayan tabloyu takip etmiyorsa, proje teslim problemlerinin uyarıcı işaretlerinden ötesi yoktur.
Bkz. Proje Yönetiminde CPM ve PERT
Forumlardan gözümüze çarpan bir tecrübe:
" Online aday değerlendirme ve çok yönlü web başvurusu uygulamalarını içeren İnsan Kaynakları işe alımı projesinde bir yıl süresince iş analisti olarak çalıştım. Takımın düzinelerce danışmanları, stajyer Bilgi Teknolojileri elemanları ve proje yöneticileri vardı. Üst seviye kilometretaşlarına ve işe alımlarda düşüş sezonu için düzenlenmiş bir faaliyet zamanlamasına sahiptiler.
Proje yöneticileri dahil hiç kimse belirlenmiş proje takviminin tarihlerinin, önemli kilometre taşlarının veya her hangi sekteye uğramış görevin izini sürmüyordu. Çalıştığım süre boyunca tüm takım üyeleri kodların çoğunluğunun çalışmıyor veya hazırlıksız olması sebebiyle stres altındayken faaliyet zamanlamasını tartışmak için önemli görevleri planlayıcı bir toplantı yaptık.
Toplantı notlarını ofisime geri götürdüm ve MS Project üzerinde oynamaya başladım. Proje idarecisi masama geldi ve ona gözden geçirilmiş zaman çizelgesini gösterdim. Tüm takımları bir araya toplamak için tek bir araç bulmuş gibi "En başında neredeydi bu?" diye sordu. Ben de aynı şeyi merak ettim… "
Anahtar Bilgi: Proje çizelgesini oluşturun ve yönetin.
2. Üst düzey idareci bile olsanız proje üçgeninden kaçamazsınız
Proje yönetimi sürecinde zaman, maliyet ve kapsam kısıtlarını öğreniyoruz. Bu proje üçgeninin 3 kenarını da gözetemeyeceğimiz projelerde belki de defalarca bulundunuz. Fakat unutmamanız gereken nokta: Diğer kenarlardan birini etkilemeden üçgenin tek bir yanını değiştiremezsiniz.
Bkz. Organizasyonlarda Aynı Hedefe Yürümek
Bkz. Kapsam Değişikliklerinin Yönetiminde 3 Teknik
Bu gerçeğe rağmen yukarıda verdiğimiz İnsan Kaynakları işe alımı projesindeki aynı yönetici, zaman veya maliyeti etkilemeden kapsamı genişletebileceğini düşündü. Örneğe devam ediyoruz:
" Yönetici, işe alımlar için açılan web sitesinin görünümünü değiştirmeyi isteyip adayların çeşitli platformlarda kullanabilecekleri beğeni aracını eklemek istemesi sitenin açılışını iki hafta geciktirdi.
Takım, kapsam değiştiği zaman bunun projeye etkisini sorgulamadı -- yönetici yalnızca yapılmasını istiyordu. Son netice ise takımın beklenen bütçeyi aşması, fazladan çalışması ve çok az bir iş faydası kazandıran fazladan enerji harcaması oldu.
Bu yeni değişimler için yöneticinin baskılarına rağmen istenilen fonksiyonellik zamanında tamamen uygulanabilir olamadı. Sonuç olarak web sitesinin yalnızca bir bölümü faaliyete geçebildi."
3. Proje kahramanları ancak proje başarısızlığına götürür
Projenizde kahraman olmaya çalışan kişilerin ekibi hiçe sayıp, fikirlerini ve önerilerini size ısrarla kabul ettirmeye çalışmasına izin vermemelisiniz. Proje başarısı takım çalışmasında gizlidir!
Örneğimizden devam ediyoruz:
Bkz. Yeni Mezunlarla Başarılı Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?
" Aynı problemli projede, takım, lider geliştirmen olarak bir dış danışman işe aldı. Bu danışman, proje için aktüel üretimler ortaya çıkardığı için proje yöneticisi üzerinde çok fazla kontrol sağladı. Yönetici de danışmana güvendi, ancak lider yönetici tüm zamanını toplantılarda gereklilikleri bir araya getirmekle ve gün boyu kısa süreli gelişimlerle harcadı. Ekip ise fazladan mesai yapıp zamanını kod yazmakla harcadı ve bu döngüyü gün aşırı tekrarladı. Bu ekip Bilgi Teknolojileri elemanlarıyla kod temelini paylaşmadı. Günlük kontrollerimiz boyunca danışman ve kod yazan ekip daha fazla çalışmaları takdirde proje başlangıç tarihine kadar faaliyetleri tamamlayacaklarını belirttiler. Tahmin edeceğiniz gibi kodlar yetişmedi…
Aksine, projenin paylaşımından sorumlu Bilgi Teknolojileri ekibi çalışmalarını zamanında teslim edebildi çünkü takım olarak çalıştılar. Mesailerinin sonuna kadar aksaklıkları tamir etmekle ve kullanıcı testi sonuçlarını pekiştirmekle uğraştılar. Hiç kimse proje kahramanı olmaya çalışmıyordu -- proje, basit bir şekilde tek bir kişinin teslim edebilmesi için fazla büyüktü."
Anahtar Bilgi: Etkili bir takım oluşturun ve ona inanın.
Sonuç
Projelerin, risk yönetimi sürecini ve sonucunu takip etme sebebimiz olan proje yaşam döngüsündeki farklı noktalarda başarı ve başarısızlıklar vardır. Projelerdeki başarının anahtarı geçmişteki başarısızlıklardan ders almak ve o alınan dersleri aktivitelere uygulamaktır.