Proje yöneticisi olarak risklerinizi anlamanız gereklidir, ancak bu yeterli değildir. Risklerinizi gerçekten yönetmek istiyorsanız, onları paydaşlarınıza anlatabilmeniz de gerekmektedir. Düşünün ki rutin kontrol için doktorunuza gittiniz ve kontrol sonrasında doktorunuz size hasta olduğunuzu söyledi. Ancak hastalığınızın ne olduğunu söylemedi. Ne hissederdiniz? Büyük bir ihtimalle “eğer söyleyemiyorsa, muhakkak önemli bir hastalıktır” diye düşünüp paniklerdiniz. Örneğimizde olduğu gibi, eğer bilgi, bilmesi gerekene tam olarak iletilemezse, faydadan çok zarar getirebilir.
Çoğu başarısız projede aynı durumu gözlemleyebiliriz. Projeler genellikle ekibin doğru yeteneğe, doğru bilgiye veya doğru teknolojiye sahip olmaması nedeniyle başarısız olmazlar. Neden bunların tamamen dışındadır, ve çoğunlukla etkisiz ve zayıf iletişimdir. PMI tarafından 2013 Mayıs ayında yayımlanan
“Pulse of theProfession® In-DepthReport: TheEssential Role of Communications” başlıklı raporda, proje yöneticilerinin %55’inin etkin iletişimi en önemli başarı faktörü olarak gördüğü tespit edilmiş.
İş risklerle ilgili iletişime geldiğinde, durum daha da kritik bir hal alıyor. Şirket üst düzey yöneticilerinin büyük çoğunluğu risk yönetiminin proje başarısı için gerekli olduğunu düşünse de, riskleri paydaşlarına anlatmada şirketlerinin başarısız olduklarını kabul ediyorlar. Anlayacağınız projeleri tehdit eden riskler ile bu riskleri bertaraf etmesi beklenen paydaşlar arasında, hadi uçurum demeyelim, ciddi bir mesafe var. Peki bu mesafe nasıl kapanabilir? İşte risklerinizi paydaşlarınıza doğru olarak anlatabilmeniz için kullanılabilecek tüyolar.
Paydaşlarınızın İletişim Yöntemlerini Anlayın
Bütün paydaşlarıızla aynı şekilde iletişim kurmanız mümkün değildir, bunu kabullenmelisiniz. Her bir paydaşınız ile nasıl doğru iletişim kuracağınızı tespit etmelisiniz. Paydaşlarınızdan bazıları resmi yazılı iletişimi tercih ederken, bazıları da sözlü iletişim konusunda hevesli olacaklardır. Ayrıca nasıl iletişim kuracağınız kadar, neyi ileteceğiniz de önemlidir.
Paydaşlarınızın proje içerisindeki rolleri, onlara ileteceğiniz bilginin muhteviyatını da belirleyecektir. Örneğin projenin teknik kısmıyla ilgili birine risklerin tasarım üzerindeki muhtemel olumsuzluklarını anlatmanız etkili olurken, bir üst düzey yöneticiye aynı riskin maliyet ve bütçe üzerindeki olumsuzluklarını anlatmanız etkili olacaktır.
Risklerinizi Filtreleyin
Evet proje yöneticisi olarak risklerinizi ortaya çıkarmak gibi önemli bir göreviniz var. Ancak bu bütün risklerinizi bütün paydaşlarınızla paylaşmanız gerektiği anlamına gelmez. Eğer düzgün bir filtreleme metodu kullanmayıp bunu yapmaya kalkarsanız, önemli olan ile önemsiz olan birbirine karışır. Bu durumda da büyük taşlarınız, küçük kum taneleri arasında kaybolur gider. Sizin için en önemli olanlara odaklanın ve bunları paydaşlarınıza anlatın. En uygun filtreleme metodları neler mi? Nitel ve nicel risk değerlendirmenizi yaptıktan sonra her bir riske vereceğiniz numerik değer tabii ki. Sizin için anlamlı bir seviye belirleyip, sadece bu seviyenin üzerinde kalan risklerinizi paydaşlarınıza anlatın.
Erken Kalkın Yol Alın
Paydaşlarınızla risklerinizi ne kadar erken konuşmaya başlarsanız o kadar iyidir. Özellikle planlama safhasında riskler konusunda paydaşlarınızdan beklentilerinizi belirleyin ve bunu onların da bilmesini sağlayın. Daha yolun başında risk yönetim metodolojinizin, risk iletişim yöntemlerinizin, rollerin ve sorumlulukların oturtulması etkin risk iletişimi için gereklidir.
Güvenilirliğinizi Arttırın
Paydaşlarınız size ne kadar güvenirlerse, söylediklerinizi o kadar dikkate alırlar. Evet, güven sağlamak zaman alır. Bu konuda hızlı yol almak istiyorsanız, uzman görüşlerinden nasıl faydalanmanız gerektiğini öğrenmelisiniz.
Risklerle Gerçek Dünya Arasında Bir Bağlantı Kurun
Paydaşlarınıza risklerden bahsettiğinizde yüksek ihtimalle iki türlü tepki alırsınız: şüphecilik veya pişmanlık! Önce riskin gerçek olabileceğine inanmak istemezler, sonra da her şey için o kadar geçtir ki, pişmanlık duyarlar. Proje yöneticisi olarak işiniz paydaşlarınızı, riskin gerçekten oluşabileceğine, ancak hala birşeyler yapabilmek için vaktiniz olduğuna inandırmaktır. Bunu etkili yapabilmek için riski gerçek dünya ile ilişkilendirmeniz şarttır. Gelin bu noktada Dublin merkezli Eircom şirketinde proje yöneticisi olarak çalışan RingoAlagba’ya kulak verelim:
“Riski elle tutulabilir hale getirmek zordur. “Bu bina çökecek” demek yetmez. “Bu bina çökerse insanlar ölür” demeniz ve bu savınızı nitel gerçekler ve nicel veriler ile desteklemeniz gerekir”
Net Olun
Etkin olmak istiyorsanız, riskleriniz konusunda kritik paydaşlarınıza kesin ve net bilgileri vermelisiniz. Ayrıntılar iyidir, ancak ilk aşamada size ayak bağı olabilirler. Riskin etkilerini paydaşlarınıza açık ve net olarak ortaya koyamazsanız, riskinizi onlara anlatabilmeniz mümkün olmaz.
Unutmayın, risksiz proje yoktur, riskleri yönetilen veya yönetilmeyen proje vardır. Eğer siz risklerinizi yönetmezseniz, onlar sizin için projenizi yönetirler.
Sağlıcakla kalın.
(*) Bu yazı şu makaleden derlenmiştir: MattAlderton, “Explaining Risk”, PM Network January 2014, Volume 28, Number 1,pp. 52-57
Paylaşmak Güzeldir