Projelerde dış kaynak kullanım oranı hiç olmadığı kadar arttı. Fakat her ne kadar proje işlerini taşere etseniz de, projenizin ilerleyişinin sorunsuz olması sorumluluğu hala sizin omuzunuzdadır. Alt yükleniciniz ile her şey yolunda giderse, size yapacak çok bir şey kalmayabilir.
Bkz.
Kaynakların Programlanması İçin 5 İpucu Ne yazık ki, çoğunlukla alt yüklenici beklentileri karşılayacak performans göstermez. Böyle bir durumla karşılaşıp karşılaşmayacağınızı en erken şekilde anlamanız gerekir.
Çoğu kişi dış kaynak kullanımını yönetmeleri istendiğinde ne yapacaklarını bilemiyor. Böyle projelerde yüklenici işin direkt yönetimini üstlenir. Proje yöneticisi ise alt yüklenici firmaya işin ilerleyişi ile ilgili durumun nasıl olduğunu sorması gerekir. İlk akla gelen sorulardan bazıları;
• Projenin detaylarını belirleyen bir sözleşme var mıdır? Sözleşme detaylarında iki tarafında çıkarları ve beklentileri, termin tarihleri, ödeme takvimi, kabul kıstasları yer almakta mıdır?
• Detaylı bir takvim hazırlanmış mıdır?
• Alt yüklenicinin projeyi yönetirken başvuracağı proje yönetim planı nedir?
• Alt yüklenici sizin firmanızdan da kaynak kullanmaya ihtiyaç duyacak mıdır? Ne zaman ve ne kadar süre ile?
• Projede işlerin ilerleyişini izlemek için üzerinde anlaşılmış kilometre taşları tanımlanmış mıdır?
Bkz.
Projelerde Tedarik Yönetimi Kontrolü Nasıl Yapılmalı?
Proje ilerledikçe projenin durumunu anlamak için soru sormaya devam etmeniz gerekecektir. Haftalık durum toplantıları yapabilirsiniz, bununla birlikte her kilometre taşında resmi kalite güvence denetimleri yapılmalıdır. Her kilometre taşında şu şekilde sorular sormak gerekecektir;
• Teslimatlar üzerinde uzlaşıldı ve kontrol edildi mi?
• Alt yüklenici bu zamana kadar beklentileri karşıladı ise, herhangi bir ara ödeme yapıldı mı?
• Alt yüklenici projenin durumunu net bir şekilde ifade edebiliyor mu?
• Sorunlar, Kapsam ve Riskler, Proje Yönetim Planında yer aldığı şekilde yönetiliyor mu?
• Alt yüklenici sizin projenin durumu hakkında rahat hissetmeniz için proaktif bilgilendirme yapıyor mu?
Projedeki rolünüzü bildiğiniz zaman her şeyin doğru ve yolunda gitmesi için gereken soruları sormanız daha kolay olacaktır. Proje yöneticileri dış kaynak işlerin yönetimi için ekstra eğitime ihtiyaç duymazlar fakat projelerinin üst düzey bakış açısıyla izlenmesine ve kendilerinin proje ekosistemindeki rollerini bilmelerine ihtiyaç duyarlar.