Projelerdeki en büyük sorunlardan biri de gerçekten sağlam ve detaylı bir proje takvimine sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Takvim, size projenizde işlerin hangi zamanlarda yapılması gerektiğini ve ne kadar efor harcanacağı bilgilerini sağlar. Eğer yanlış oluşturulursa, yardımcı olmaktan çok maliyetli ve zaman kaybına yol açan bir hataya dönüşebilir.
Gantt şemaları
proje takviminizi en kolay şekilde görebileceğiniz ve takip edebileceğiniz araçlardan biridir. Gantt şemaları ile çalışmanız için izleyeceğiniz adımlar;
MS Word ile ne kadar yazar olabilirseniz, MS Project ile de o kadar Proje Yöneticisi olabilirsiniz. Metodolojik bir proje yönetimi olmadan sadece MS Project ile proje yönetmek proje başarısını sağlamayabilir. MS Project ile Proje Planlama İzleme ve Kontrol E-Öğrenme Eğitimi 
1. Adım: Aktivite listenizi hazırlayın İlk yapmanız gereken iş doğal olarak üzerinde çalışılacak görevleri belirlemektir! Ekibiniz ile beyin fırtınası yaparak, işlerin
eksiksiz bir listesini oluşturun. Elinizden geldiğince kapsamlı hazırlamaya çalışın. Aktiviteleri belirledikten sonra üzerinden geçerek gerçekten nelerin yapılması gerektiğiniz gözden geçirin. Aktivitelerinize proje yönetim faaliyetlerini eklemeyi unutmayın.
2. Adım: Aktiviteleri birbirleri ile ilişkilendirin Aktiviteler özelliklerine göre belirli bir sırada yapılmaları gerekebilir. Gantt şemaları aktiviteler arasındaki ilişkileri de gösterir. Eğer bir aktivite diğeri ile aynı zamanda başlamalı veya bitmeli veya diğeri bittiğinde başlamalı gibi bir ilişkiye sahipse proje takviminize bunları işlemelisiniz. Bu aktivitelerin tarihleri değiştiğinde ilişkili aktivitelerin de tarihleri ilişki türüne göre güncellenmelidir. Tabi ki artık bu işlemleri daha kolay yapabileceğiniz proje yönetim yazılımları mevcut. Sevdiğiniz yazılım ile kolayca ilişkileri kurarak Gantt şemanızı oluşturabilirsiniz.
3. Adım: Aktivitelerin sürelerini belirleyin Aktivitelerin ilişkilerini belirlemek işin yarısı ise diğer yarısı da sürelerinin belirlenmesidir. Aktivitelerin özelliklerine göre sürelerini belirleyebilirsiniz. Burada göz önünde bulunduracağınız prensip sürelerin kaynaklarla ilişkisi olacaktır. Aynı miktar iş için kaynak sayısı ve verimliliklerine göre aktivitenin süresi değişecektir. Süreleri belirlerken
kaynak ihtiyaçlarını ve proje kısıtlarını göz önünde bulundurun.
Projenin başlangıç tarihini ve bazı aktivitelerin kesin başlaması gereken tarihler varsa onları girin.
4. Adım: Kilometre taşlarını belirleyin Kilometre taşı kavramı, belirli bir faz bitişini veya önemli bir olayı ifade eden aktiviteler için kullanılır. Gantt şemanızda önemli olayları işaretleyin. Projenizde her şeyin yolunda gittiğini takip edebilmek için düzenli olarak kilometre taşları koyabilirsiniz.
5. Adım: Takviminizi optimize edin Takviminizi optimize etmek için fazla yüklenmiş kaynaklar olup olmadığını kontrol ederek onları belirli bir seviyeye çekebilirsiniz. Aktiviteler arasına gecikme(lag) veya önden gitme (lead) zamanları koyarak proje sürenizi ayarlayabilirsiniz. Takviminizin süresi hedef süreyi aşıyorsa süre kısaltma teknikleri uygulayabilirsiniz.